Вы сидите в офисе за компьютером и третий час редактируете отчет. Уже давно появилась неприятная тяжесть в области шеи, слегка затекла правая рука, не говоря уж о рези в глазах… Вы устали, периодически взгляд зависает на каком-то одном слове, и вы «застреваете» надолго, пытаясь безуспешно поймать ускользающую мысль…. Не правда ли — знакомая ситуация?

Хорошо известно, что у людей, которым приходится много часов подряд заниматься достаточно сложной, но однообразной работой (составление отчетов, программирование, редактирование текста) внимание постепенно рассеивается, что значительно снижает эффективность работы и, что гораздо хуже, постепенно создает проблемы с позвоночником и со зрением. Этого можно избежать, если наладить правильный отдых в течение всего рабочего дня.

Читать полностью »

В публикации «Что нам мешает все успевать?» мы упоминали о «методических» ошибках при планировании времени. Можно ли их убрать совсем или свести к минимуму?

Вы не выделили конкретного времени в своем расписании на какое-то дело

Чаще всего, так и случается. Вы запланировали массу дел на неделю, составили список того, что именно нужно сделать, но совершенно не подумали о том, а когда реально это сделать? Ведь пока у вашей задачи нет выделенного времени в вашем расписании — вы просто физически не сможете за нее взяться! Этот временной интервал нужно зарезервировать!

Иногда вы говорите себе: «Я сделаю это дело в свободное время». Но в реальности у нас почти всегда оказывается намного больше планов и дел, чем свободного времени! Очень часто выкроить свободную минуту удается только, если мы просто не делаем чего-то, что запланировали, либо переносим его на более поздний срок. И в такой ситуации мы часто теряемся и не знаем, что делать с неожиданно освободившимся временем, и оно просто пропадает.

Поэтому, если вы планируете действительно важное дело, то обязательно выделите для него конкретное время в вашем расписании!

Читать полностью »

В предыдущей части статьи мы говорили о важности делегирования дел при планировании вашего времени. Но какие именно дела целесообразнее в первую очередь делегировать другим людям?

Что имеет смысл делегировать?
• Рутинные привычные задачи, выполняемые постоянно – те, которые не требуют творческого подхода (уборка дома, бухгалтерский учет, мытье посуды, отправка писем, собеседование с людьми при устройстве на работу)
• Специальные задачи, одноразовые или редко повторяющиеся (планирование конференции, подготовка рекламы,  покупка нового компьютера).

Если говорить о первой группе задач, то почти всегда имеет смысл потратить время на обучение помощника. Затраченное на это время позволит вам освободиться на многие месяцы. Если же речь идет о выполнении специальных заданий, то нужно заранее оценить их трудоемкость и продолжительность. Если вы считаете, что в будущем у вас уйдет больше времени на подготовку подходящего сотрудника (особенно, если это задание не будет повторяться в будущем), чем на то, чтобы сделать дело самостоятельно, то более эффективно сделать его самому.

Кроме того, целесообразно также делегировать следующие дела:
• которые вам удаются не очень хорошо, а кто-то другой сделает их гораздо лучше
• которые вы просто не любите
• отнимающие много энергии или вашего времени, которые вы сможете более эффективно потратить на другие дела

Читать полностью »

Мы уже обсуждали проблемы хронофагов в статье «Борьба с поглотителями времени». Одним из очень простых, но действенных способов экономии времени является эффективное использование даже небольших вынужденных «пауз», которые неизбежно возникают даже в самом напряженном расписании.

Главное правило: старайтесь использовать каждую свободную минуту. Заранее подумайте, какие дела вы сможете сделать, если такая возможность у вас неожиданно появится. Некоторые люди, например, берут с собой письма, журналы, документы, которые им нужно прочитать или просмотреть, и в случае вынужденного «простоя» (в ожидании встречи, в очереди, в транспорте), заполняют таким образом образовавшееся время.

Один из самых распространенных поглотителей времени — это время, которые мы проводим в дороге, в транспорте или автомобиле. Особенно это актуально для жителей больших городов. Но время в дороге тоже можно эффективно использовать! Какие варианты здесь могут быть? Читать полностью »

Установив для себя цели в жизни, человек начинает выстраивать и свои планы в соответствии с ними. Для этого люди пытаются организовать и спланировать свое время, но часто у них это плохо получается. И тогда они разочаровываются и делают вывод, что причиной неудачи являются недостатки их характера или отсутствие каких-то специальных способностей. Ну, а многие просто успокаивают себя тем, что сегодня в нашем бешеном ритме жить по-другому невозможно. Но и то, и другое — неправильно!

Если вы сможете понять проблемы, связанные с организацией ваших дел, то сэкономите много времени и сил. И через некоторое время вы увидите, что не так уж это и сложно - управлять собственной жизнью, и при этом не надо доводить себя до полного изнеможения. Каким образом это произойдет?

Нужно просто определить главные причины возникающих проблем. Специалисты по тайм-менеджменту предлагают разделить их на три группы, чтобы вы затем смогли «разложить их по полочкам» и принять верное решение. Такой подход сэкономит вам много времени.

Первая группа — технические ошибки. Это некоторые распространенные ошибки в подходе к планированию времени, их допускают многие. Их легко скорректировать: вам нужно только овладеть специальными приемами тайм менеджмента, которыми вы пока не пользуетесь! Как только вы видите, что совершаете одну из таких ошибок, вы просто немного корректируете свои действия, и все становится на свое место. Читать полностью »