Как распределить дела во времени

В статье «Домашний тайм менеджмент» (часть 1) мы говорили о том, что планирование времени фактически не отличается от организации и планирования пространства: аналогично тому, как вы выбираете для каждой вещи место в «физическом» пространстве вашего дома, вам придется выделить в своем графике отдельный «блок» времени для каждого из тех дел, которые вы решили выполнить.

Конечно, только в на бумаге все получается так гладко… Предположим, вы уже составили себе идеальный график на ближайшее время, в котором все рассчитано почти по минутам. Но тут возникает новое дело или задача… И сразу появляется вопрос – «А когда именно я собираюсь это делать? Потребуется ли мне нарушить мой идеальный недельный график и пожертвовать чем-то другим???»

В этот момент вам придется взять ваш недельный планировщик и попытаться (в идеальном случае) разместить все возникшие новые задачи внутри соответствующих отрезков времени. Вы удивитесь, но это действительно возможно – вы сможете распределить без особого труда примерно 80% ваших дел.

Наверное, сейчас вы подумали: «Конечно, в теории это очень просто, но ведь я живу в реальном времени. У меня не получится сделать все дела в соответствии с идеальным планом, потому что …». Да, к сожалению, в реальной жизни мы постоянно сталкиваемся с мешающими обстоятельствами или с пожеланиями и требованиями окружающих.

Главное — понять одну важную вещь: на самом деле вы сами – хозяин своего времени! И только вам решать — в большинстве случаев — когда именно вы будете выполнять свои дела. Это «инстинктивная» реакция — сразу же отреагировать на любое желание окружающих, вызванная тем, что, как правило, мы живем, постоянно вовлеченные в планы других людей!

Получается, что у нас нет своего приоритетного плана для собственной жизни. Именно поэтому, когда возникает неожиданное дело, вам сначала кажется, что, если вы не решите проблему немедленно, вы, наверное, никогда больше не сможете этого сделать. Но это не так!

Если вы все время живете в таком «вторичном» режиме, вы, во-первых, чувствуете, что ваша жизнь мало управляема и неорганизованна, а во-вторых, вы теряете время и значительно снижаете свою продуктивность. Важно понять, что, выполняя дела в свое запланированное время, вы гарантированно экономите свои силы и время, потому что вы уже соответствующим образом подготовлены!

Отводя конкретной задаче конкретное «место», именно вы сами — а не другие люди или обстоятельства — управляете своей жизнью! Вполне реально отложить время выполнения какого-то мероприятия до того момента, пока вы не будете готовы к его выполнению.

Правило: каждой задаче нужно выделить свою зону времени!

Если вы имеете дома много дисков с музыкальными записями, то почти наверняка у вас есть специальный «музыкальный уголок» в комнате, где стоят полки или стойки под диски: одна — для записей джазовой музыки, другая — для классики, третья — для рока и так далее. Вы же не разбрасываете диски по всему дому. Точно так же вы должны отвести определенные «блоки» в недельном графике и для своих дел. Для каждого конкретного дела вы отводите некоторый временной блок внутри соответствующей «зоны» — иначе говоря, вы выбираете день и часы, когда будете заниматься этим.

Например, если вы являетесь копирайтером, можно установить для себя ежедневное время работы над своими текстами – скажем, с девяти утра до часу дня. Какие именно статьи вы будете в это время писать – лучше определить заранее.

Допустим, вы регулярно пишете статьи на три разные темы. В этом случае можно распределить работу так: в понедельник, вторник и четверг с десяти до двенадцати до обеда вы пишете статьи на тему «Кулинария», с часу до трех в те же дни работаете над статьями по теме «Свободное время», а в пятницу с восьми до одиннадцати вечера – начинаете изучать какую-то новую тему. Конечно, при этом подразумевается, что такие временные «окна» уже заранее предусмотрены в вашем недельном графике.

Вы, конечно, уже отметили это время в своем планировщике, и поэтому, включая компьютер, уже точно знаете, над чем будете сегодня работать. Если у вас вдруг появляется идея для новой статьи, вы уже знаете, что на текущей неделе для нее в вашем графике нет места. Чтобы найти время для новой задачи, вам придется отказаться от работы над старой статьей – либо (что правильнее!) отложить эту идею до следующей недели. Таким образом, ваше внимание не отвлекается на новые возможности. Вам ясно, что именно вы будете делать и когда.

Для каждого дела или задачи, которые вы решили выполнять, нужно «зарезервировать» время в вашем органайзере. Если это просто короткий звонок, можно просто отметить его в списке дел на конкретный день. Однако если дело требует 15 минут или более, то выберите конкретный промежуток времени, когда вы будете им заниматься. Другими словами, планируйте свои дела таким образом, как будто вы организуете деловые встречи — с самим собой!