Составление списков дел уже давно вошло для многих в рутинную практику приемов тайм-менеджмента. Большинство людей сегодня хотят быть более продуктивными и организованными, а списки «TO-DO» всегда доступны и легко создаваемы – бери себе лист бумаги или ежедневник – и вперед! Казалось бы – разве здесь могут быть какие-то сложности?

как вести списки дел и задач

Однако многие жалуются: «количество моих списков не гарантирует выполнения всех дел», «пишу списки, а потом не могу их найти», «длинный список моих дел очень меня нервирует» и так далее…. Оказывается, не все так просто! Какие же тут могут быть проблемы, и что, возможно, мы при составлении списков делаем неправильно?

Давайте сначала разберемся, какие именно списки вы обычно для себя пишете? Что вы туда заносите – какие дела и задачи? Ведь есть дела, которые делаются буквально за 5 минут (хотя от этого они не становятся менее важными!) – например, нужно позвонить куда-то и обсудить важный вопрос по телефону, — а есть длинные многоэтапные проекты, к которым сразу-то и не подступишься…

Начнем с коротких дел, которых у нас накапливается по десятку, а то и больше в день… Как правильнее организовать их в списки?

Во-первых, не составляйте длинных списков: они демотивируют вас и угнетают. Вы не можете из такого списка сразу «вычленить» самые важные дела и понять, с чего вам нужно начать. Вывод: все дела изначально нужно рассортировать на несколько групп! Выделите себе для этого время в конце недели, соберите вместе уже написанные списки и рядом положите свой ежедневник. Кое-что нужно будет переписать и туда, об этом мы уже говорили в статье «Правильно ли вы пользуетесь ежедневником. Как теперь правильно рассортировать дела из уже составленных списков?

Сначала нужно определиться с «контекстами». Это означает: при составлении списка вы должны подумать, а где именно, при каких обстоятельствах  вы будете «делать это»? Ведь, например, видеть в офисе на работе пункт «пропылесосить квартиру» вам совершенно не обязательно, это только лишь отвлекает и нервирует! Поэтому попробуйте для себя четко выделить группы дел по контекстам, например:

- домашние дела (делаем только дома!)

- звонки: здесь могут быть две группы звонков – деловые, обязательные (или, скажем, те которые вы бы хотели сделать в спокойной обстановке, не на бегу) – и звонки, которые вы можете сделать «в дороге» и таким образом сэкономить время

- за домашним компьютером (будем считать, что на работе у вас тоже есть компьютер, но вы там решаете другие задачи :-)  ) — например, написать письмо, скачать музыку или просмотреть расписание самолетов

- по пути — очень важный контекст, тут может быть и «магазин», и дорога домой с работы – если вы заранее знаете, что пройдете мимо химчистки, из которой нужно наконец-то забрать куртку.

Подумайте, какие еще варианты контекстов для вас будут удобными? Для каждого человека список контекстов может довольно сильно отличаться… Таким образом, контексты – это, грубо говоря, нужное место и время, когда вы можете выполнить вполне определенные, конкретные дела – и не можете выполнить других дел (пропылесосить квартиру по пути  )

Следующий важный принцип – по каждой группе дел должны быть установлены приоритеты. Ведь не каждое дело требует срочности! Это значит, что в своих списках вы можете его вполне передвинуть на неделю или две вперед – и временно выбросить из головы. Отсутствие приоритетов приводит к тому, что вы видите перед собой длиииинный список дел и не можете сразу понять, с чего вам начинать, что сделать сегодня – а что завтра, например?

Следующий важный принцип: многошаговые задачи – если задача может быть выполнена только в несколько «заходов» и требует времени – никогда не пишите ее в обычный «повседневный» список коротких дел! О таких делах мы поговорим отдельно.

Рутинные дела, которые вы выполняете регулярно и примерно в одно и то же время (например, уборка квартиры) – их не нужно включать в списки! Просто внесите их в ваш ежедневник («зарезервируйте» на них временной блок-контейнер) – и тогда ваши перечни дел заметно упростятся!

Не захламляйте свои списки! Прямо сейчас перенесите все дела, которые подпадают под определение «Возможно – когда-нибудь», в отдельный список. Сюда стоит отнести, например, все дела, которые относятся к категории «Читать / Просмотреть», «поискать в Интернете», и так далее – включите их в отдельный список, который можно просматривать только время от времени.

Еще очень важный момент – формулировка задачи в списке. Каждое дело, внесенное в список, должно быть записано не абстрактно – например, «подарки на свадьбу Натальи», а конкретно: «поговорить с родителями насчет подарков Наталье на свадьбу» — то есть, в вашем списке должны быть перечислены четкие, конкретные действия, которые вам предстоит выполнить. Это намного повышает вероятность их выполнения!

Список должен быть реальным! Если вы составляете перечень дел на конкретный день или другой промежуток времени, то заранее обязательно примерно оцените, сколько времени у вам потребует каждое дело, иначе список с «нереализованными» пунктами будет только вызывать ваше раздражение и демотивировать вас.

Принцип «двух минут»: очень важный принцип, который сильно продвинет вас вперед! Он заключается в том, что дела, которые можно сделать за 2 минуты или меньше, нужно выполнять сразу, не внося их в список и не откладывая на более позднее время.

Если в списке есть какой-то очень важный пункт (например, звонок по телефону в четко определенное время), то не забывайте поставить себе напоминания: на компьютере (например, в календаре мэил ру), — или в телефоне.

Все ваши дела старайтесь записывать именно там, где вы сможете легко их просматривать (например, в ежедневнике – если его формат вам позволяет) – либо там, где вы будете эти дела выполнять или корректировать (привязка к контексту!) – у компьютера, на кухне (например, заготовка для списка продуктов в магазин) и так далее.

Для тех списков, которые вы ведете постоянно, не поленитесь заранее сделать и распечатать  шаблоны – заготовки, это сильно упростит вам жизнь. Разбросанные по квартире «почеркушки» на листочках бумаги обычно попадаются нам именно в тот момент, который наименее благоприятен для выполнения указанной задачи …и потом опять исчезают на просторах нашего жилища – и зачастую, уже навсегда…

О некоторых интересных приемах составления «локальных» списков вы можете прочитать в статье  «Как сократить время на рутинные дела».

Ну, а о том, как правильно себя «вести» с большими проектами, состоящими из длинной последовательности шагов, мы поговорим в отдельной статье.

Продолжение следует

Мастер-класс «Инструменты планирования»

instrumenti-planirovanija-dva-bloka

В процессе прохождения данного мастер-класса вы будете шаг за шагом  — каждый день понемногу – двигаться вперед и «настраивать» свою жизнь, меняя ее к лучшему!