Предлагаем нашим читателям новые отрывки из известной книги Дэвида Алена «Getting Things Done” — «Как справиться с делами»

Итак, двигаемся дальше по пути организации ваших текущих проектов! Мы договорились, что фактически нужно правильно организовать действия – выбрать, что вы будете делать, и эти действия упорядочить во времени.

Это кажется очевидным. Однако многие люди почему-то не могут правильно решить, что же им делать по большинству задач…. Отсюда и обычная жалоба: «У меня не хватает времени на… «. И они правы: ведь если у вас складывается ощущение, что вы не можете выполнить проект целиком, то он действительно кажется неподъемным!

Отсюда вывод: главной проблемой является не дефицит времени, а недостаток четкости и определенности, что затрудняет и выбор конкретных шагов. Совет: постарайтесь с самого начала работы прояснить все детали, а не в тот момент, когда проблема уже разрослась …. и тогда это серьезно увеличит эффективность вашей деятельности!

Во многих руководствах написано, что самый правильный способ организовать работу — способ «сверху вниз», то есть вначале нужно определить перспективные цели всего проекта, потом — второстепенные цели и, наконец, детали его выполнения. Но часто ситуация такова, что большинство людей настолько «утонули» в рутинных делах, что практически не могут сконцентрироваться на чем-то более важном и перспективном. Поэтому часто подход «снизу вверх» является более эффективным.

Что такое принципы «вертикального» и «горизонтального» управления?
«Горизонтальный» контроль означает обзор всех процессов, в которых вы участвуете, на одном уровне. Ваш мозг постоянно «сканирует» окружающую жизнь — тысячи мелочей, отвлекающих ваше внимание в течение дня: аптека, стратегическое планирование, обед, завядший цветок в комнате, недовольный клиент…. Вам нужно купить бумагу, отменить совещание, встретить жену, позвонить в автосервис… Вы постоянно «прокручиваете» эти дела в голове, в результате размышлять о более важных вещах у вас просто нет возможности.

«Вертикальный» контроль так же связывает все детали, но последовательно, вверх или вниз, по цепочке отдельных задач или проектов. Например, вы начинаете продумывать ваш следующий отпуск: когда и куда ехать, что там делать, как организовать путешествие, что взять с собой и т. д. В этом случае вы фокусируетесь на одной цели, ситуации, человеке и начинаете конкретно «раскладывать по полочкам» все, что с этим связано — идеи, детали, последовательность событий.

Однако цель «горизонтального» или «вертикального» способа одинакова: освободить ваше сознание и выполнить все задачи. Но вы никогда не сможете достигнуть чувства расслабленности и спокойствия, если будете держать все свои дела в голове! Поэтому желательно иметь удобную и разумную систему, которая будет выстраивать цепочку из этих дел и ваших действий, накапливать информацию, «выдавать» эту информацию при необходимости и позволять вам легко переключаться с одного на другое!

И теперь мы попробуем организовать все ваши неупорядоченные проблемы, проекты, мелочи и так далее, используя те «инструменты», которые будут у вас не в голове, а под рукой! И эту систему распространим на все ваши дела — личные или профессиональные, мелкие или крупные, срочные и не очень….. Вы, наверное, сейчас подумали: «А неужели такое возможно?!»

Технология, предлагаемая Дэвидом Аленом , основана на двух ключевых задачах:

1. Собрать абсолютно все ваши дела в логичную систему, но только «вне» вашего сознания.

2. Выработать окончательные решения, касающиеся выполнения всех дел. У вас всегда будет план и вы сможете определенно знать, что делать дальше — и тогда вы сможете в любое время выполнить эту задачу или заново пересмотреть ее.

Дэвид Ален предлагает технологию для профессиональной организации любого рабочего процесса, к которой «прилагаются» надежные инструменты, техники и хитрости. Eго принципы и методы применимы к любым вашим действиям – и в личной жизни, и на работе. Через некоторое время использования его системы вы убедитесь, что у вас появился свежий поток творческой энергии и сил, чтобы реализовать все ваши дела и идеи!

Но помните: рано или поздно наступит момент, когда вам придется взять ручку и бумагу (или компьютер!), сесть и составить список. Это нужно сделать один раз, но качественно. Тратить свое время, обдумывая какие-то вещи больше одного раза — это очень неэффективное использование ваших сил, источник неудовлетворенности и усталости.

Продолжение следует