Посмотреть предыдущую статью на тему

Если вы твердо решили овладеть методикой спокойной жизни, то дальше нужно организовать процесс по этапам. Предлагается выделить пять основных стадий организации задач, каждая из которых может быть выполнена совершенно самостоятельно. Попробуем пока коротко описать каждый из шагов. Что сюда входит?

Первое: сбор информации

Итак, нам нужно организовать информацию и выбросить ее из головы! Это очень важный момент — информация должна быть собрана, но только не у вас в голове! Что именно нужно собирать, и как это правильно делать?

Собираем все «хвосты», которые накопились в вашей жизни. Это все те вещи, которые не завершены на данный момент: рабочие или личные, крупные и не очень, срочные и так далее (фактически, это все дела, которые вам нужно сделать!), а также разную полезную для вас информацию из окружающего мира, планы, мысли и так далее.

Сюда относятся и те творческие идеи, которые вы где-то второпях записали на листочках (на вашем столе?), старые плакаты на стеллажах (повесить или выбросить?), старые журналы и письма – да-да, они тоже относятся к этой категории! Фактически «хвосты» — это все те дела, которые у вас находятся «в процессе выполнения».

Все это надо собрать в условный «контейнер» на временное сохранение, пока у вас не появится свободное время, чтобы решить, что с этим делать. Эти «контейнеры» или «корзины» для сбора необходимо периодически разбирать для того, чтоб они «не захламлялись». Чуть позже мы более подробно обсудим, как правильно нужно собирать все «хвосты», чтобы ничего не упустить.

Второе: обработка

Теперь мы должны выяснить, какие именно дела попали в «корзину» и как мы будем дальше с ними действовать. Как следует поступить с каждым «хвостом» — будь то электронное письмо, сообщение на автоответчике, заметка или только что промелькнувшая идея? На самом деле это очень важный момент, потому что здесь мы должны освоить некий «пошаговый метод». Возможно, это действие — опустошать «корзинку» — является ключевым моментом во всей системе.

Многие люди при попытке наладить организацию задач совершают серьезную ошибку, пытаясь «обработать» незаконченные дела. Но вы же не можете сразу организовать информацию, которая поступает извне, вы можете только ее собрать и обработать. А вот дальше вы уже будете организовывать действия, которые вам следует предпринять! Суть обеих фаз — сбора, обработки и организации — отражена на блоке диаграммы:

 

Третье: сортировка

На этом этапе нужно каждое дело или задачу, которые уже отобраны, разложить «по полочкам», то есть рассортировать

Четвертое: продумывание конкретных действий

На этой стадии необходимо по каждому делу четко решить, какое конкретное действие последует – сортируем и действия! Фактически это означает, что мы переводим результаты в руководство к действию!

Пятое: переход к конкретным действиям

На этой стадии мы выполняем реальные действия для решения наших задач!

Ален отмечает, что как ни странно, но многим людям сложно бывает действовать уже на первой стадии — на сборе «разного». А некоторые все-таки собрали «разное», но не обработали собранную информацию, не решили, зачем она нужна и что делать дальше, либо не организовали результаты. В любом случае, если хотя бы один из шагов цепочки пропущен, то окончательный результат вряд ли будет успешным.

Зачастую причина неудач кроется в попытках осуществить все пять фаз одновременно. Вспомните: вы сели с ручкой и листком бумаги составить список, но тут же отвлеклись, пытаясь сразу расставить задачи в порядке важности и абсолютно не думая, как именно эти дела можно выполнить.

Практика показывает, что разделение пяти фаз во времени очень помогает! Например, бывают периоды, когда вы с удовольствием занимаетесь только сбором информации и не принимаете никаких решений. А в другие моменты у вас есть желание «разделить» все задачи, чтоб они не перепутались. Или вы вернулись после долгого отсутствия и нужно рассортировать и организовать то, что накопилось за это время. А наступит момент, когда вам захочется сделать уже и полный обзор предстоящей работы или, возможно, какой-то ее части. И, бесспорно, много времени уйдет на то, чтобы реально выполнить поставленные  задачи.

Каким образом работает каждое из перечисленных звеньев и как подобрать удобные инструменты? Об этом мы поговорим в следующих публикациях.