Человек ежедневно получает огромное количество информации – не только из новостей (радио и телевизор), но и из массы других источников: обычная почта, записи автоответчика, электронная почта, факс, Интернет, разнообразные записки, проспекты, конспекты совещаний и семинаров….. Чтобы вы смогли справиться с этим «бурным» потоком, нужно создать продуманное «хранилище» для любого вида информации – неважно, каким образом она вами получена. И ведь эту информацию надо не только сохранить, но и навести в ней порядок!

Источники информации, фото

Откуда информация поступает к нам в дом? Вы когда-нибудь задумывались – а, собственно, кроме телевизора и компьютера, откуда мы получаем информацию, если уже не учимся в школе (институте) или, например, не посещаем какие-то курсы…

Кроме телевизора и радио (от них в доме практически не остается копий, разве что вы запишете какой-то фильм)  — что еще порождает «информационные завалы» у вас дома?

Итак, источники информации:

  • люди — телефон (скайп) — голосовая почта
  • почта: бумажная и электронная
  • печатные издания (газеты, журналы, книги)
  • Интернет: копии файлов — тексты, изображения, аудио, видео

 

А уж бумажные завалы — это проблема почти каждого дома…. Счета, рекламные буклеты, письма, квитанции, журналы, старые календари, медицинские карты… Детские рисунки, дневники, расписания, какие-то вырезки…..

Такой беспорядок в бумагах — это всегда дополнительные затраты вашего времени, нервов, а иногда и денег, не говоря уж о постоянном чувстве неуверенности и беспокойства. Вы положили на видное место квитанции, чтобы по дороге с работы заплатить за квартиру? Но кто-то из ваших домашних тем временем пристроил сверху пару журналов или газет, в результате — пени за просрочку платежа! Вы потеряли наспех записанный телефон на клочке салфетки? Подруга просит вернуть ей журнал, который вы одолжили у нее два месяца назад?

Нужно признать, что без целенаправленного «управления» документами и бумагами ваш дом через короткое время буквально превращается в «бумажные» завалы. Важные счета или кредитные документы, которые вы потеряли – это ведь не поварешка, которую вы не можете отыскать на кухне, эта ситуация может превратиться в серьезную проблему!

Как эту информацию можно рассортировать и затем упорядочить для удобного хранения?

И неважно — живете вы одна или с семьей, в доме или в квартире, работаете в офисе или на дому, ваше домашнее хозяйство требует собственного «инфор­мационного центра», то есть конкретного места, где вы могли бы работать с вашими документами  и всей той информацией, которая связана с каждодневными делами – оплатой счетов, списками покупок, сообщениями из школы, телефонными звонками, письмами из страховки, банка и других организаций.

Попробуем разделить все ваши бумаги, материалы и документы на несколько групп или блоков:

1 блок. Бумажная почта и все то, что опускают вам в почтовый ящик. Что сюда входит?

  • реклама, каталоги, проспекты с информацией
  • важные документы — для хранения, требующие ответа
  • письма и поздравления
  • счета об оплате
  • приглашения (имеющие крайний срок)
  • личная переписка
  • журналы и периодика

Всю дальнейшую сортировку этих материалов можно провести, исходя из ваших конкретных действий, которые нужно по ним предпринять, например:

- прочитать и сохранить (включает личную переписку)

- предпринять какое-то конкретное действие (вопросы, которые нуждаются в решении)

- ознакомиться и выбросить

2 блок. Ваши домашние бумаги и документы

Эта часть требует создания некоторого архива (структуры бумажных папок), где вы сможете разместить все материалы такие образом, чтобы к ним был удобный доступ в любой момент. Обычно его размещают именно в домашнем «информационном центре».

«Небумажные» документы и материалы:

3 блок: электронная почта

4 блок: папки и файлы на компьютере, закладки (Интернет)

5 блок: телефон и скайп, голосовая почта

Для дальнейшей сортировки и уборки давайте пройдемся по дому, собирая то тут, то там лежащие бумаги, письма, конверты, газеты и рекламу. Возможно, вам придется даже просмотреть некоторые ящики, где уже хранятся подобные бумажная материалы, чтобы все заново упорядочить.  Мы уже немного рассказывали об этом в статье «Как систематизировать ваши документы».

Если заранее продумать всю эту структуру, то всего за несколько дней вы сможете достигнуть больших успехов в налаживании «домашнего документооборота» и организации вашего личного информационного центра. Вы найдете место для всех бумаг, документов и файлов на компьютерне. Наведенный порядок сэкономит вам массу времени и сил, и в будущем вы сможете быть уверены, что ничего не потеряли и не забыли!

 

Дорогие друзья! Если вы хотите регулярно получать актуальные и полезные материалы на тему организации всей вашей информации и материалов — документов, бумаг, файлов на компьютере (дома и на работе!) — подпишитесь на нашу рассылку на тему «Мой офис«, заполнив форму ниже: