Никак не получается разумно организовать свою электронную почту? Получаете много спама? Не успеваете вовремя отвечать на письма и читать рассылки?

В последнее время многие жалуются на проблемы почтовых «завалов», которые раздражают, отвлекают и мешают нормально заниматься действительно нужными и важными вещами. Ведь электронная почта – это только инструмент, ваш помощник! Но иногда этот инструмент начинает управлять нами и диктовать свои правила, делая людей буквально заложниками «мэйлинга». Мы тратим часы на разбор почты, пытаясь ничего не упустить и поддерживать там порядок. Хотя на самом деле, эффективность пользования этим инструментом – просто вопрос ваших привычек и наклонностей, а также тех компьютерных технологий, которые вы применяете.

Итак, попробуем разделить все проблемы, которые здесь обычно возникают, на четкие группы, чтобы не сваливать все «в одну корзину»:

- чисто психологические проблемы

- организационные

- проблемы спама

- рабочая почта

- личная переписка

Сначала упомянем довольно распространенную проблему психологической зависимости от почты, о которой многие даже не задумываются, хотя она может стать одним из самых прожорливых «пожирателей времени». Человек просто не может остановиться и бесконечно проверяет  новые письма  — на компьютере (если он рядом), и на мобильном телефоне! Это плохая привычка, даже если вы в данный момент не заняты напряженной работой. А уж если это происходит во время работы – то эффективность ее существенно снижается … О борьбе с этим синдромом мы уже говорили в статье «Страхи как источник прокрастинации»

А теперь речь пойдет о том, как организовать процесс, чтобы сэкономить время при работе с текущей почтой, но при этом ничего не упустить. И как сделать так, чтобы почта не отвлекала вас от основной деятельности, снизив эту помеху до минимума. В идеале все эти действия должны быть у вас отработаны до автоматизма, превратившись в подобие «рутины». Придется также потратить немного времени, чтобы правильно организовать свой почтовый ящик, но дело того стоит!

Здесь сразу стоит сделать важную оговорку. Многие люди, проводящие на работе полный рабочий день, обычно имеют как минимум два раздельных ящика (рабочий и личный), что позволяет не смешивать домашние и рабочие дела. Личным ящиком советуем пользоваться исключительно с домашнего компьютера, это избавит вас от недовольства шефа и позволит лучше сконцентрироваться на работе. Если кто-то прислал вам на рабочий адрес интересные материалы, фото или ссылки, которые касаются лично вас, то лучшим решением было бы сразу переслать их на домашний ящик и на время забыть о них. Да и порядок в почте вам будет навести в этом случае значительно легче.

Рабочая почта

Итак, будем исходить из того, что на работе вы работаете. Поэтому для лучшей концентрации попробуйте отключить любые сигналы о приходе писем, а также автоматическую проверку почты в текущем режиме. Если только вы не ждете сию минуту чрезвычайно важного сообщения от известного вам отправителя, то, скорее всего, нет необходимости немедленно читать каждое письмо, и уж тем более — реагировать на него, бросив остальные дела.

Таким образом, вы не знаете о приходе новой почты, и она вас не отвлекает. Запланируйте небольшие перерывы для проверки почты (2-3 в течение рабочего дня), их можно совместить с маленькой паузой для отдыха и выпить чашку кофе. Но – обратите внимание – именно только для проверки! Вы просматриваете новые письма и сразу сортируете их определенным образом. О том, как это делать, мы поговорим отдельно.

Конечно, организация рабочей почты имеет свои особенности. Прежде всего, следует заранее продумать такую структуру папок в рабочем ящике, которая отвечала бы специфике вашей деятельности. Тут можно только дать самые общие рекомендации, помогающие упорядочить «почтовый» вал.

Организация почтового ящика (создание дополнительных папок)

Поскольку некоторые письма содержат важную информацию, то вам придется их хранить в течение какого-то времени. Практика показывает, что наличие большого количества писем в папке Входящие отвлекает и запутывает работу, ведь если писем становится много, вы не можете запомнить, на каком этапе находится переписка, на какой вопрос вы уже ответили – и так далее. Поэтому по прочтении почты лучше сразу же распределять ее по дополнительным папкам, это важный принцип – не накапливать письма в папке Входящие, кроме тех случаев, когда на письмо надо ответить немедленно. И сразу после ответа его тоже нужно убрать оттуда, переместив в соответствующую папку.

Здесь может быть два подхода: если вы по работе не связаны с большим количеством проектов, то можно сделать, например, 3 дополнительных папки: Срочное, Справочная информация, Отвеченные письма (то, что может еще понадобиться). Если же проектов много, то разумнее хранить письма в папках, названных по имени проекта или человека, с которым вы ведете данную переписку. Иногда бывает удобно сделать еще папку В работе, куда перетаскиваются письма для дальнейшей работы. Обратите внимание на папку Отправленные! Письма там также лучше не накапливать, а либо удалять, либо перемещать в нужную папку по проектам.

Как правильно действовать после прочтения письма?

Если письмо достаточно просто прочесть и принять во внимание, то можно его при необходимости сохранить в соответствующую папку. Если же письмо важное, то тут возможно два варианта:

- ответить сразу (в ближайший промежуток времени, который у вас запланирован на работу с письмами!)

– сначала (коротко) написать отправителю, что вы обдумаете ситуацию и ответите позже (здесь будет примерно тот же алгоритм действий, что мы обсуждали – как убрать помехи), причем не забудьте сразу зарезервировать время на ответ и пометить это в ежедневнике

Если вы не располагаете запрашиваемой информацией, но знаете, кто ее может предоставить, перешлите этому человеку полученное вами письмо, а отправителю исходного сообщения перешлите копию (CC). Таким образом, вы берете на себя роль посредника, оказывая помощь отправителю исходного сообщения и «выходя из игры» – одним выстрелом вы убиваете двух зайцев и получаете оптимальный результат!

О других важных моментах работы с электронными письмами мы поговорим в следующей части статьи

 

Тренинг «Мой домашний офис»