Мы уже говорили о том, что ваша личная система тайм менеджмента обязательно должна включать борьбу с поглотителями времени – «хронофагами», которые постоянно «воруют» наше время, оставаясь почти неуловимыми. Для того, чтобы их «вычислить» и постараться постепенно избавиться от них, в ТМ существуют специальные методики, одна из которых – хронометраж.

Хронометраж позволяет провести «инвентаризацию» вашего времени, чтобы понять, куда оно реально тратится. Кроме того, что тоже очень важно, хронометраж поможет вам в составлении более гибкого и эффективного графика каждодневных дел – плана распределения времени. Первый шаг в создании такого плана — схематическая запись всей вашей деятельности, чтобы вы смогли позже проанализировать ее.

Хронометраж можно вести двумя способами.

Первый – полный вариант. На листе бумаги или с помощью компьютера (вы можете воспользоваться для этого текстовым редактором Word, создав в нем таблицу из восьми колонок, или редактором таблиц Excel) изобразите ваш собственный незаполненный «бланк» плана распределения времени. Запишите названия дней недели по горизонтали вверху страницы над колонками и часы дня — слева по вертикали, как это обычно сделано в органайзерах.

Начните свое расписание с того момента, когда вы встаете утром, и закончите временем, когда вы ложитесь спать. Сначала внесите в него все ваши встречи, совещания, занятия — те, которые проходят регулярно и систематически в определенное время (то, что вам известно заранее). Затем, начиная с выбранного дня, с самого утра добавляйте в этот план все, что делаете остальное время  - при этом старайтесь примерно раз в полчаса фиксировать дела с точностью до 5-10 минут.

Таким образом, вы в течение 2-3 недель будете вести записи всего, что вы делаете, час за часом или, если это невозможно, просто отмечать время, когда вы меняете характер деятельности. Если ваш рабочий день длится с девяти утра до пяти вечера, и вы весь день мечетесь, разрываясь между различными делами, то попытайтесь хотя бы в общих чертах отметить, в какое время вы занимаетесь определенным видом работы. Если вы вдруг заметили, что ничем не занимаетесь в течение нескольких минут перед переключением с одного дела на другое, это хороший знак — значит, планирование расписания обязательно окажет вам большую помощь!

Если вы не сидите постоянно за компьютером, то можно взять любой блокнот, который удобно носить с собой. Лучше, чтобы он был ярким и заметным. Вот пример записей:

8.00-9.00 – дорога до работы

9.05 — сел работать, открыл электронную почту

9.15 — выпил кофе

9.25 — начал делать отчет

9.35 — зашел коллега, обсудили международное положение

11.15 — вернулся к отчету и т. д.

Сначала вы будете забывать про ведение учета, но не смущайтесь, не бросайте хронометраж. Просто начинайте фиксировать дела дальше с того момента, когда вспомнили о нем. В считанные дни у вас выработается привычка, и записи станут сплошными. Если в вашей работе много мелких «отвлечений», не стоит их фиксировать. Не записывайте также дела длительностью менее пяти минут.

Если такой «сплошной» хронометраж в самом начале вызвал у вас трудности, тогда попробуйте второй способ. Для этого нужно разбить на группы все ваши дела и отслеживать для начала только те их них, для которых не нужна полная картина дня.

Например:

— количество времени, ежедневно выделяемого на какой-то очень важный для вас проект

— количество времени на «ресурсное занятие» — хобби, спорт, прогулки, общение с близкими людьми и т. п.

— длительность ежедневной задержки на работе после формального окончания рабочего дня

— длительность вынужденного общения с неприятными для вас людьми и т. п.

Для многих, например, одним из основных поглотителей времени является дорога, расходы на которую могут составлять в среднем до 4 часов в день (университет, курсы водительские, языковые курсы, другое). В  этом случае попробуйте вести детальный учет дорожного времени, разбив его на несколько категорий – в зависимости от того, позволяет ли обстановка в транспорте параллельно делать что-то еще – например, читать книгу или слушать записи на иностранном языке.

Итак, вы получили «портрет» своего дня — объективные данные о том, на что тратится время. Вести такой учет желательно — 2-3 недели. Впоследствии специалисты по ТМ советуют проводить недельный или двухнедельный сеанс хронометража примерно раз в квартал — чтобы оставаться «в тонусе» и вовремя исправлять перекосы в своем личном расписании.

Надо заметить, что сам процесс учета, еще до того, как вы начнете анализировать полученные данные, уже очень полезен — он создает некоторый позитивный стресс, вырабатывающий чувство времени, которое всегда подскажет вам, где время тратится неэффективно. К этому стрессу нужно относиться спокойно. Не волнуйтесь, не спешите немедленно что-то менять, не стесняйтесь найти у себя резервы времени: как бы хорошо ни был организован ваш рабочий процесс, резервы и поглотители есть всегда. Дальше мы проведем анализ полученных результатов.