О канбан-досках, наверное, слышали уже все, кто так или иначе интересуется успешным продвижением своих проектов – дома или на работе. На самом деле методология Kanban была изобретена в Японии, как метод, позволяющий разрабатывать качественные продукты с минимальными затратами, и «Кан-бан» — это японский термин, означающий дословно «видимая карточка». Метод был реализован как система для управления производственным процессом на заводах «Тойоты», где рабочие запрашивали нужные им детали с помощью специальных карточек. Но самое интересное – что эта технология очень эффективно может помочь и в проблемах решения личных задач, которые, возможно, и не имеют совсем никакого отношения к вашей работе.

Что такое Канбан-доска?

Эта доска позволяет визуально и очень наглядно отслеживать с начала и до конца процесс работы над любым проектом. Если такой доской пользуется фирма, то она подходит для оптимизации любого процесса, особенно когда:
• фирма одновременно ведет «сто проектов», и довольно сложно представить себе наглядно общую картину — кто из сотрудников что делает, и когда именно завершится каждая задача (проект),
• разработка продуктов компании сопровождается изменениями в постановке задач и возникающими проблемами, которые, безусловно, нужно сразу устранять.

Но для личного использования все совсем просто. Вы можете сделать такую доску легко и быстро! Как будет выглядеть самая простая доска? Например, она может выглядеть вот  так:

Это обычная таблица с несколькими столбцами-колонками. Содержание разделов меняется  в зависимости от текущих проектов (или от ваших задач). В общем случае колонки следующие:
• Запланировано (To do) — тут в столбик размещают карточки со всеми задачами по текущим проектам (что планируется – название проекта)

• В процессе (In Progress) — здесь расположены карточки с сегодняшними текущими задачами, над которыми в данный момент идет работа, и которые выбраны из общего списка задач-проектов

• Выполнено (Done) — полностью законченные и проверенные задачи.

Эти колонки являются основными и очень наглядно отображают на доске движение задачи от возникновения к ее разрешению (по мере выполнения работ над проектом соответствующая карточка вручную перемещается по колонкам).

Если вы захотите, то можете предложить для своих проектов более сложный вариант – скажем, колонку «в процессе» можно разделить на несколько дополнительных столбцов (например – отложенные задачи), в зависимости от конкретных этапов вашего проекта.

Важно: задачи на карточках можно перемещать по колонкам слева направо, не «перескакивая» через колонки. Задача ставится и обозначается в самой левой колонке (план), и туда эффективнее всего помещать только «большие» задачи (проекты), которые выполняются за несколько этапов. Помните принцип «слона»? Вы делите большой проект на «кусочки»-этапы, и каждый из них выполняете в запланированное время, постепенно.

Конечно, в начале работы вам придется ответить на важный вопрос: а стоит ли данный проект того, чтобы под него создать отдельную карточку? Конечно, если задача может быть выполнена за один раз, то не имеет смысла этого делать.

Канбан-доска может быть обычной доской и висеть на стене в вашем офисе, или вы можете пользоваться электронным вариантом (существуют специальные программы – виртуальные доски). Физическая доска, например, выглядит так:

Основное преимущество настоящей доски — в том, что она у вас постоянно перед глазами, и вы можете в любой момент свериться с ней и оперативно внести поправки. Таким образом, если вы в течение рабочего дня спланировали какие-то действия, вы можете сразу же «разместить» их на доске.

Однако использование Канбан-доски подразумевает и некоторые ограничения. Например, одним из них является количество задач или проектов («слотов»), которые могут одновременно «присутствовать» на вашей доске. Реально это означает, что следует ограничивать количество задач или проектов, над которыми вы будете работать параллельно.

Цифры в кружочке под заголовками — это и есть «слоты», которые фактически означают, что больше этого числа проектов помещать в колонку нельзя. Понятно, что эти цифры могут изменяться в зависимости от вашей продуктивности.

И если у вас вдруг возникает очень важная задача именно в тот момент, когда свободных слотов уже нет, это значит лишь одно – нужно как можно скорее закончить по крайней мере одну из задач, чтобы освободить «слот». Кстати, это отлично помогает избежать переносов и откладывания работы «на потом», то есть поддерживает вас в борьбе с прокрастинацией.

Технология метода очень проста и легка для понимания — ведь каждому интуитивно понятно то, что происходит на доске. Создайте свою первую доску – это совсем просто!

Итак, минимальный «комплект» состоит из трех колонок: очередь проектов (то что нужно сделать), в работе, и готово. Так вы получаете простой инструмент, который очень наглядно поможет вам лучше представить свой «рабочий процесс». А дальше вам нужно просто приспособить доску для своих проектов. Можно для разных типов задач воспользоваться карточками разных цветов: например, домашние дела – голубые, учеба – зеленые, хобби – розовые.

Привлекательность этой доски еще и в том, что вы можете сделать ее элементом интерьера своего рабочего места – на белой бумаге или пробковой доске красиво разместить цветные стикеры и пользоваться яркими маркерами для пометок! Минимальное время для подготовки – расчертить и повесить Канбан-доску – займет у вас не больше 20 минут времени. Попробуйте!

Хотите все успевать и добиться успеха?

Используйте наши тренинги и книги на тему планирования времени и повышения личной эффективности! Начните свой путь к лучшей жизни уже сегодня!