В предыдущей части статьи мы начали разговор о скрытых затратах времени, которые неизбежно приходится учитывать, если вы хотите правильно рассчитать время – например, время на подготовку к работе или время на дорогу. Какие еще затраты времени нужно учесть?

Многие сложные задачи потребуют от вас дополнительного времени на размышление. Иногда в процессе выполнения сложного проекта вам нужно взять тайм-аут, чтобы обдумать какие-то проблемы дополнительно. Иногда полезно оставить на пару дней уже написанный текст «отлежаться», чтобы вернуться к нему позднее и посмотреть на него «свежим взглядом». Такие варианты также могут проявиться при необходимости принятия решения о крупных покупках. Поэтому эти временные затраты обязательно следует учесть в вашем расписании.

Если вы выполняете какой-то проект по частям, постепенно, то вам каждый раз нужно некоторое время на «завершение» выполненной части работы.  Эта проблема обычно возникает, когда нужно прерваться, и нельзя закончить все дело в одну минуту. Конечно, сложить в папку все бумаги можно достаточно быстро, но представьте, например, такую картину: вы разложили по всей комнате рисунки или фотографии, которые нужно было рассортировать или упорядочить. Уже настал момент для сворачивания работы, а вам еще требуется минут 10, чтобы убрать все, не перемешав пачки уже разобранных бумаг. Если вы заранее предусмотрели время для этого, то спокойно сможете все закончить, не испытывая лишнего стресса.

Иногда вам хочется как можно быстрее покончить с делом, и вы подгоняете себя, заставляя работать дальше и дальше, без перерыва. Вы уже устали, и продуктивность работы явно снизилась. В такой ситуации лучше заранее предусмотреть время на перерыв для отдыха  или короткой разминки, чтобы перекусить, выпить чашку чая или кофе. Это не займет много времени, но значительно повысить вашу эффективность.

Очень полезно при расчете времени принимать во внимание, что иногда в работе могут возникнуть неожиданные препятствия или трудности, поэтому лучше создать в своем расписании «запасы» времени. Например, для утренних сборов на работу добавьте лишние 10 минут, если вдруг потребуется подгладить одежду или сделать неожиданный звонок. Зимой, если вы пользуетесь машиной, такой «запас» времени может значительно снизить ваш стресс, когда вы увидите, что снега выпало очень много и нужно расчистить выезд. Этот резерв поможет вам не опоздать на работу.

Если вы работаете дома, и вам, скорее всего, придется периодически отвлекаться (например, дома маленький ребенок), то заранее предусмотрите запас времени, чтобы небольшие паузы не привели к «обвалу» вашего расписания. Если вы не уверены, каким именно должен быть этот резерв, то добавьте 20% к тому промежутку, который вы отвели на выполнение конкретной задачи.

Если вам предстоит незнакомое дело, и вы плохо представляете, сколько именно времени вам на него понадобится (особенно если оно достаточно сложное)….  Здесь возможны разные решения. Например, можно попробовать оценить это, поискав информацию в Интернете, либо спросить об этом человека, уже имеющего опыт подобной задачи. Однако разным людям часто требуется и разное количество времени, так что лучше спросить об этом нескольких человек, тогда оценка будет более точной.

Например, возьмем такое многоэтапное дело, как переезд. Допустим, вашей семье предстоит переезжать в другой город, а вы последний раз занимались этим еще в институте, да и вещей тогда было совсем мало.

Посоветуйтесь с теми, кто уже переезжал всей семьей – и вы получите детальное представление, а возможно даже и по отдельным этапам этого мероприятия — сколько времени уходит на сбор вещей и их упаковку, распродажу лишней мебели, завершающую уборку в доме и сдачу квартиры, перевод почты на новый адрес и т. д.  Тогда вы, вероятно, с большим спокойствием начнете этот проект, а при планировании даже сможете отказаться от некоторых этапов, а какие-то — упростить или делегировать их выполнение своим помощникам.

Если вдуматься, то  более точная оценка времени, требуемого на выполнение проекта, делает его менее пугающим, чем просто бесконечный список различных дел, и это избавит вас от стресса и от затягивания момента на то, чтобы двигаться дальше.