Сколько времени мне нужно для выполнения этого дела?

Многие себя об этом никогда не спрашивают — или не задумываются о том, каким образом можно точно оценить время на завершение конкретного дела. Вам может потребоваться 20 минут на одну задачу, а на другие нужно потратить пять часов…. Но если вы умеете достаточно точно оценивать время на выполнение какого-то дела, то сможете понять, когда именно для вас реально его выполнить.

Если вы думаете о том, сколько времени у вас отнимет конкретное дело, то постарайтесь быть точным. Многие легкомысленно произносят: «Это займет у меня две минуты», независимо от того, идет ли речь о том, чтобы собраться на работу, позвонить по телефону или сходить в магазин. Но если вы перестанете так думать и начнете концентрироваться на том, сколько именно времени вам нужно для конкретного дела, то очень скоро вы обнаружите, что вам стало намного легче браться за необходимые дела.

Неплохо, если вы начнете просить заранее уточнить и других людей, сколько вашего времени потребуется, когда они о чем-то вас попросят. Если коллега предлагает вам поговорить о новом рабочем мероприятии, то постарайтесь узнать, будет ли это короткий разговор на 5 минут — или длительная беседа, скажем, на час.

Это очень важно, поскольку если вы обычно ошибаетесь в расчетах времени, то неизбежно переоцениваете свои силы и пытаетесь спланировать дел больше, чем реально можете сделать, а это вносит в вашу жизнь постоянный стресс. Кроме того, неправильная оценка времени служит причиной того,  что вы избегаете планировать какие-то важные для вас дела!

Например, в вашем доме сломался какой-то бытовой прибор, и вы заранее уверены, что его ремонт займет очень много времени. Но если вы точно узнаете, например, что на выполнение этой задачи потребуется всего два часа, то она будет выглядеть вполне решаемой.

Точный расчет времени на выполнение задачи – это навык, которым можно овладеть после некоторой тренировки. Для этого вам нужно всего лишь месяц практики (самое большее!), но, несомненно, вы обязательно освоите это! Этот навык — один из самых важных в тайм менеджменте.

Вы, наверное, подумали, что вычислять, сколько времени вам нужно для выполнения каждого дела, — это уже слишком? Но такой навык, действительно, — один из главных секретов тайм менеджмента!  Например, если вы знаете, сколько времени занимает у вас ходьба пешком по городу, то вы всегда можете правильно рассчитать время в пути, и никогда не опоздаете на важную встречу, даже если не воспользуетесь транспортом.
Тайм менеджмент доказал: если вы точно знаете, какие дела вам предстоят, то вы сможете спокойно планировать свое расписание и быть уверенны, что все успеете!

Как научиться рассчитывать свое время?
Один из способов — фиксировать время выполнения рутинных повседневных задач. Проведите мини-хронометраж: в течение двух-трех недель время от времени отмечайте все регулярные дела, которыми вы заняты в течение дня. Записывайте, сколько времени вам нужно, чтобы убрать со стола после завтрака, написать регулярный отчет по работе или посмотреть новости.

К таким же рутинным делам можно отнести: оплатить счета, послать поздравительную открытку, записаться к врачу, скопировать важную информацию на компьютере, составить план совещания, сделать уборку в спальне, купить продукты на неделю в ближайшем супермаркете и так далее. Если вы столкнулись с большой и сложной задачей, то для более точной оценки можно попробовать разбить всю процедуру на отдельные шаги, и затем примерно оценить время на выполнение каждого шага.

Попробуйте на следующей неделе потренироваться, чтобы точнее оценивать время. В течение всей недели, имея заранее составленный список дел в вашем ежедневнике, напротив каждой задачи запишите, сколько времени, как вам кажется, она у вас займет.

Позже вы можете оценить, насколько точными оказались ваши прогнозы? Многие люди после такого упражнения удивлены тем, насколько больше времени в реальности им оказалось нужно для выполнения дел! Но, с другой стороны, вы будете также удивлены, увидев, что какая-то задача, до этого поражавшая вас своими предполагаемыми затратами времени, оказалась завершенной намного быстрее, чем вы могли подумать.

Вести подобные записи может показаться вам слишком трудоемким делом, но после приобретения некоторого опыта вы уже будете точно знать, сколько времени у вас требует конкретная задача. У вас появится «интуитивное ощущение» времени и вы будете знать, сколько телефонных звонков вы можете сделать за полчаса или сколько времени вам нужно, чтобы каждую неделю проводить домашнюю уборку.

После пары недель такой «тренировки» вам уже не нужно будет специально подсчитывать время на выполнение «пятиминутных» дел в вашем списке. В дальнейшем вы сможете воспользоваться этим навыком, руководя большими проектами или в периоды возросшего объема работы, когда вы должны «уместить» много задач в короткие временные промежутки.

Постепенно вы все более и более точно сможете оценивать время, необходимое для конкретного дела. Но надо иметь в виду: существуют некоторые обстоятельства, которые могут перечеркнуть все ваши расчеты…. Но это – тема отдельной статьи.