Домашний тайм менеджмент - как организовать свой день

Специалисты по ТМ рекомендуют тщательно планировать свою деятельность. На составление плана на день у вас уйдет всего несколько минут, зато сэкономите вы гораздо больше.

Для выработки какого-то навыка нужно, чтобы вы выполняли определенные действия в течение примерно 3-х недель. То есть, чтобы втянуться в планирование, нужно составлять ежедневные планы всего три недели. После окончания этого срока вы увидите, что планирование органичным образом вошло в жизнь вашей семьи, а вы стали успевать намного больше!

Итак, вы приняли решение «начать новую жизнь». Организовать свой день. Начинаем с нуля. Что советуют нам специалисты по тайм менеджменту?

Для начала попробуйте представить, что планирование времени на самом деле ничем не отличается от планирования и организации пространства. Сравним беспорядок в шкафу с беспорядком в ваших текущих делах. Точно так же, как шкаф является ограниченным пространством, где вы должны разложить определенное количество одежды, график или расписание — это пространство, в котором вы должны разместить определенное количество дел. На самом деле каждый день вашей жизни — это просто контейнер, обладающий определенной емкостью, которую вы можете использовать.

Теперь все упростилось: ваши дела стали «предметами», которые вы должны правильно расположить в «пространстве» своего времени.

Разделим всю процедуру планирования вашей недели на 4 этапа.

составление ежедневного плана
«обзор» недели
хронометраж дел и уточнение плана
добавление «дел для себя»

Сегодня мы поговорим о том, как составить примерный план на неделю, которым вы сможете потом постоянно пользоваться. Сначала распределим дела.

В тайм менеджменте есть такое понятие – три разных типа дел. «Жесткие» дела – привязанные к конкретному времени, они могут быть регулярными — например, работа, забрать ребенка из ДС - или разовыми, например, посещение врача. «Гибкие» – те дела, которые хорошо бы сделать в течение дня – постирать, приготовить обед, позаниматься с ребенком. И, наконец, емкие – не обязательно привязанные к конкретному часу, но важные и требующие достаточного времени и заранее спланированные — тщательная уборка квартиры, поход на фитнес, выбраться с ребенком по магазинам, чтобы обновить ему зимние вещи и т.п.

Шаг 1. Предварительный план буднего дня

Итак, посмотрим, как строится ваш «типовой» день в целом? Выходные пока не трогаем, оставим на потом. На листе бумаги или на компьютере (можно воспользоваться текстовым редактором Word, создав в нем таблицу из восьми колонок) попробуем изобразить предварительную форму для вашего плана. Получится что-то типа бланка — он должен состоять из 8 столбцов (часы + 7 дней недели), а строчек пока оставьте побольше, потом вы сможете убрать лишнее. Теперь в первом столбце сверху вниз запишите часы, как это обычно сделано в органайзерах, а в остальных столбцах вверху — названия дней недели.

В столбце «время» укажите промежутки времени – например, с 7.30 утра (когда вы встаете утром) до 11 вечера (или так, как вам удобнее). Начинаем заполнять таблицу, пока ориентировочно. Весь день примерно разбиваем на три блока – утренний (плюс работа), дневные дела, вечерний блок.

Если вы работаете по строго установленному графику, то сначала ограничьте в ежедневнике интервал, посвященный работе. Это время аккуратно вносим в расписание в первую очередь. А если, к примеру, вы сидите дома с малышом и подрабатываете 3 раза по 4 часа в неделю? Тогда, кроме выходных дней, у вас будет два типа расписания: один — на полностью свободные дни и второй вариант – на те дни, когда вы работаете по 4 часа.

Возьмем второй вариант — работа 4 часа в день три раза в неделю. Аккуратно впишите в соответствующие строчки и заштрихуйте это время + обязательно добавьте с обеих сторон время на дорогу! Таким образом, у нас образовался «утренний блок» дел, в данном примере – 5 часов, учитывая время на дорогу туда и обратно по полчаса (например, с 8.30 до 13.30).

(Важное правило: чтобы никуда не опаздывать, для «удаленных» дел обязательно учитывайте время на дорогу и сборы). Таким образом, каждый день (или три дня в неделю) этот промежуток уже «выпал» из вашего резерва времени.

Предусмотрим и другой вариант: в тот день, когда вы не работаете, вы отвозите ребенка в детский сад и после этого едете в магазин за продуктами. Этот промежуток времени можно также жестко «зарезервировать», практически с точностью до 10 минут. Допустим, на обратном пути вы забрали ребенка из детского сада и уложили спать. Если по дороге домой вы прогулялись, полчаса поиграли на площадке, не забудьте и это время внести в таблицу. После того, как вы вернулись домой, начинается «дневной» блок дел.

Добавим в список «типового» дня и другие ваши дела — сначала те, которые должны происходить регулярно и в определенное время. Например, в пятницу вечером вы обычно навещаете родителей мужа – отметьте и этот промежуток времени в вашей таблице. Есть ли еще какие-то дела, которые вы делаете днем достаточно регулярно? Да, конечно! Это все те «домашние» дела, которые и съедают наше женское время. Позже мы попробуем и их «разложить» по нужным местам.

Теперь — вечерний блок. Когда ваш муж приходит с работы? С этого момента у нас реализуется блок «ежевечерних» дел – вы ужинаете все вместе, играете с ребенком, проверяете уроки у старшего, укладываете детей спать, доделываете какие-то мелкие дела (например, приготовить на завтра одежду). Попробуйте примерно выделить в плане и этот «блок» ежевечерних мелких дел (крупные дела сюда не планируем!). Если вы уложили детей спать в 21.00 , то у вас еще останется по крайней мере час-полтора, чтобы отдохнуть или посмотреть фильм, почитать книгу, сделать пару телефонных звонков.

Таким образом, между утренним и вечерним блоком у нас образовался «контейнер», состоящий из двух-трех часов. Как их использовать? Пока отложим наш ежедневный план и попробуем примерно распределить «гибкие» еженедельные дела. Для этого вам понадобится уже ежедневник на неделю, можно купить его в магазине или просто от руки расчертить обычную тетрадь. Самое главное – чтобы вы сразу увидели в нем полную неделю, 7 дней. Потом постепенно вы решите для себя, какой вид ежедневника вам наиболее удобен.

Планируем пока только будние дела! Сначала составим список всех более или менее регулярных дела (каждодневных или тех, которые делаются несколько раз в неделю или месяц): сюда войдут уборка квартиры, стирка, приготовление еды, глажка, ремонт одежды, покупка продуктов и т.п. Но они относятся к категории «гибких» — то есть время для них вы выбираете сами!

Приготовление еды имеет смысл учитывать отдельно только в том случае, когда вы тратите на это около часа или больше. Многие хозяйки два дня в неделю делают еду на 2-3 дня.

Теперь нужно «встроить» все эти дела в наше недельное расписание, имея в виду пока свободный «дневной» блок.

Продолжение следует…