Одним из важных секретов ТМ является сокращение времени, которое все мы тратим на «рутинные», то есть регулярно повторяющиеся дела. Подобная оптимизация поможет вам сэкономить много времени!

Дома
• Повесьте дома в прихожей список необходимых вещей, которые нужно каждый день брать с собой, например: «Не забыть: кошелек, ключи, органайзер, зонт, рабочие материалы, форму для фитнеса, мобильный телефон с зарядным устройством»

• Организуйте дома специальное удобное место, чтобы выписывать и оплачивать счета. Разместите там все, что нужно для этого: калькулятор, бланки квитанций, ручки, конверты, чтобы вам не приходилось каждый раз бегать по дому в поисках. Лучше всего также хранить ваши квитанции и другие бумаги, связанные с оплатой, на полках или в столе в специальных папках, чтобы неразобранные бумаги не копились по всему дому

• Организуйте автоматическую оплату ваших ежемесячных и регулярных счетов, например, для оплаты страховки на машину, квартплаты и пр. (можно узнать заранее, предоставляет ли ваш банк такие услуги)

Для командировок
• Сделайте список вещей, которые постоянно нужны вам в командировках и деловых поездках. В нем должны быть билеты, паспорт, фото- или видеотехника, одежда, необходимые туалетные принадлежности и т. д. Потом вы можете заранее примерно определить количество одежды исходя из сроков каждой поездки и сезонных особенностей

• Дома можно всегда иметь некоторый запас зубной пасты и других туалетных принадлежностей — чтобы каждый раз не покупать их снова, когда предстоит очередная поездка

• Составьте список последних «контрольных» проверок, которые нужно сделать перед отъездом на длительное время, — например, позвонить в охрану, полить цветы, отключить бытовые приборы и т. д.

В офисе
• Если вы регулярно создаете похожие документы на компьютере, то имеет смысл сделать для них шаблоны, это очень удобно. Конечно, вам бы не хотелось, чтобы письма выглядели формальными, но создание каждого письма заново требует времени. Можно заранее продумать и сделать шаблоны для разных типов писем: коммерческих предложений, уведомлений о просрочках платежей или других документов, которые вы составляете регулярно

• Сделайте свою систему хранения документов четкой и удобной. Если ваша система слишком сложная, вы будете каждый раз тратить время на сортировку очередных бумаг. Можно попробовать сделать папки разных цветов, чтобы сразу видеть, к какому типу относится документ (например, выберите голубой цвет — для финансовых документов, зеленый — для личных). Помните, что для удобства поддержания порядка в бумагах система хранения документов должна быть достаточно простой! Старайтесь располагать шкаф с рабочими папками в пределах досягаемости от вашего рабочего кресла, удобно также использовать передвижные тумбы с ящиками для документов

• Очень удобно использовать желтые стикеры (Post-It), записывая на них напоминания о регулярно повторяющих делах. Если вы ежедневно пользуетесь органайзером с бумажными бланками внутри и регулярно выполняете конкретные задачи в один и тот же день недели, то можно записать такие задачи на стикере и наклеить его на соответствующую нужному дню страницу в органайзере, а в конце этого дня — переклеить ее на следующий день — через неделю. Существуют электронные планировщики, которые имеют специальную функцию для переноса подобных задач

Покупки и подарки
• Постарайтесь упорядочить набор цветовых сочетаний, которые вы используете при выборе одежды. Если вы знаете, какие цвета вам больше всего идут, то можно всегда покупать одежду, подходящую по цвету к купленным ранее предметам гардероба. Такой способ — заранее продумать цветовую схему — сэкономит вам время, которое вы обычно тратите на обдумывание и принятие решения — что именно надеть и какие аксессуары подойдут к вашей одежде.

• Чтобы лишний раз не ломать голову, решите заранее, что вы подарите родственникам или друзьям на день рождения или годовщину свадьбы. Например, на день рождения ребенка можно всегда подарить красивое детское одеяльце или книгу. Таким образом вы экономите время, которое могли бы потратить в поисках подарка. Если этот подход вас не устраивает, то можно выбрать какой-нибудь один магазин, где всегда покупать подарки при необходимости.

Поздравительные открытки можно купить сразу на год вперед в одном магазине – не имеет смысл тратить время на поиски самой красивой открытки каждый раз! Тогда вы можете раз в год купить открытки для всех нужных случаев, подписать их и проставить дату, когда их необходимо будет отправить. Удобно в этом случае хранить их рядом со своими счетами об оплате и отправлять в установленные сроки. Сейчас в Интернете очень много сайтов для рассылки виртуальных открыток – это сэкономит вам много времени! Вы можете также выбрать и оплатить подарок через Интернет и заказать его доставку прямо тому, кого хотите поздравить.

Продолжение следует