В предыдущей части статьи мы говорили о бумажных планировщиках – настольных (настенных) календарях и ежедневниках, которые больше подходят людям зрительно-осязательного типа.

Если же вы относитесь к линейно-цифровому типу людей, то вам, скорее всего, больше понравится использовать свой компьютер для планирования времени и задач. В этом случае вам следует выбрать соответствующее ПО, содержащее дополнительные возможности. Такие программы иногда называют personal information manager (PIM) – персональный менеджер по информации. Подобные приложения обычно включают в себя встроенный календарь, создают списки задач и адресов и предназначены для планирования вашего личного времени.

Более компактными являются «личные электронные секретари» — personal digital assistant (PDA). Сегодня уже разработано много вариантов PIM и PDA, и как правило, они являются взаимно совместимыми. В комплект PDA обычно подбирают программы, совместимые с ПО вашего основного компьютера, и такая комбинация поддерживает важный принцип тайм-менеджмента, который гласит: «Один человек — единственный инструмент планирования» (поскольку они работают совместно).

Реально это выглядит так: вы подключаете свой PDA к компьютеру, где уже установлена программа типа PIM, включаете синхронизацию, и тотчас же информация в вашем календаре на основном компьютере и информация в календаре, встроенном в PDA, обновляется и дополняет друг друга. Если же при синхронизации возникает конфликт задач, то вы получаете соответствующее сообщение и можете скорректировать эту ситуацию.

Планировщики для компьютеров (Microsoft Office Outlook, Day-Timer, Lotus Organizer и другие).

К этой группе относятся программы, в комплект которых обычно входят календарь и органайзер с текущими возможностями планирования и составления списков задач, управление контактами, а также специальные шаблоны для систематизации и хранения различных заметок и информации.

В том случае, если вы проводите весь рабочий день в офисе, то такие программы могут быть очень полезными. В системе большого офиса, при наличии локальной сети, где множеству ваших коллег нужен доступ к информации о рабочих планах и графиках друг друга, такая возможность доступа — очень эффективное средство для оптимизации работы всего отдела.

Если вы – руководитель любого уровня, то в ваше отсутствие секретарь или помощник смогут дополнять ваше расписание, а ваши коллеги — видеть, когда вы заняты. В такой ситуации намного проще планировать свои дела и совещания. Такие программы, например, Microsoft Office Outlook, позволяют при организации совещаний вводить имена нужных людей, и программа проверит их календари, выявит конфликты с их планами и поможет вам выбрать наиболее удачное время, а также разошлет всем приглашения по электронной почте.

Многими подобными программами можно пользоваться и в режиме онлайн, имея к ним свободный доступ в Интернете. Доступ к данным вы получаете с помощью пароля и можете оперативно (в режиме онлайн) вносить изменения в ваш график, при желании предоставляя возможность доступа к вашему календарю и другим людям.

Большинство Интернет-календарей совместимы с подобным ПО для компьютеров и устройств типа PDA, поэтому вы всегда легко можете синхронизировать нужную информацию.

Однако время от времени все-таки возникает необходимость иметь в распечатанном, «бумажном» виде информацию о ваших делах и планах, чтобы взять ее с собой. Если в какой-то момент ситуация складывается так, что вам нужно поработать за пределами офиса, то придется записать новую информацию на бумаге и ввести ее в компьютер после возвращения на рабочее место. Конечно, такой метод может показаться громоздким, но если вы достаточно организованы (либо у вас есть секретарь), то такая проблема вполне решаема. Кроме того, можно также воспользоваться одной из перечисленных программ, если она установлена на вашем ноутбуке, который вы берете с собой. Однако, чтобы исключить потерю информации, вам придется часто делать резервные копии.

Портативные планировщики (PALM, SHARP, CASIO).

В отличие от компьютеров, эти устройства очень компактны и обладают значительно большей памятью для хранения информации. К ним относятся как недорогие электронные органайзеры, так и более дорогостоящие «персональные электронные секретари» — personal digital assistant (PDA), а также достаточно дорогие компактные нетбуки (например, Psion). Такие компьютеры также иногда называют палм-топами (palm-top).

Стандартные модели PDA включают календарь, списки текущих задач, адреса и контакты и обладают возможностью создания заметок и графической информации. Их основные преимущества — небольшие размеры и вес, а также способность сохранять достаточно большой объем информации. Все эти устройства также эффективно экономят ваше время, затраченное на ввод данных: большинство таких органайзеров или PDA позволяют вам после однократного введения в календарь записей просматривать их позже в различных форматах и масштабах времени — например, в формате одного дня, рабочей или полной недели, месяца — и все это делать одним нажатием кнопки.

Они обладают массой других полезных функций. Можно, например, с помощью такого планировщика также вносить в расписание периодически повторяющиеся события. Допустим, в какой-то день недели вы регулярно проводите встречу или совещание. Эту информацию достаточно ввести в календарь один раз, и затем одним лишь нажатием соответствующей кнопки в ваш график до конца года эти совещания будут добавлены автоматически. Имеются также удобные функции поиска и отбора информации по ключевым словам.

Однако недостатком любых электронных планировщиков является то, что их использование, в общем, требует больше времени, чем нужно для просмотра страниц в обычном бумажном органайзере — или на то, чтобы вручную записать туда новую информацию. К тому же, чтобы освоить в полном объеме работу с PDA, вам потребуется время, поэтому часто многими людьми они используются просто в качестве электронной записной книжки.

Продолжение следует