И все-таки какой именно планировщик выбрать? Давайте попробуем обобщить все их достоинства и недостатки.

Достоинства бумажного планировщика

  • фиксирование (запись) информации происходит легким, естественным способом: вам не нужно изучать специальное ПО
  • вы прекрасно обходитесь без электричества
  • доступность записей: можно получить представление о своих делах, быстро перелистав страницы
  • транспортабельность: вы всегда можете его взять с собой в офис, чтобы иметь под рукой

Недостатки бумажного планировщика

  • невозможен автоматический поиск информации
  • при переполнении он становится громоздким и неудобным
  • проблема с созданием резервных копий на случай потери
  • ваши коллеги или друзья не имеют возможности доступа к вашей информации.

Достоинства электронного планировщика

  • возможность автоматизированного поиска и сортировки информации по ключевым словам
  • легкость в работе с данными (сортировка, упорядочивание)
  • никаких проблем с созданием резервной копии
  • ваши коллеги или друзья легко могут иметь доступ к вашим данным
  • возможен доступ только при введении пароля (конфиденциальность)

Недостатки электронного планировщика

  • сложность получения «общего обзора» (не хватает экрана)
  • низкая скорость обращения к данным
  • неудобство работы с архивом

Даже если вы относитесь к людям зрительно-осязательного типа, у вас может возникнуть необходимость в пользовании электронными системами. Например, другим людям необходимо иметь доступ к вашему графику или расписанию работ. Или фирма, где вы работаете, имеет корпоративную сетевую систему планирования рабочего времени…. Либо вы пользуетесь слишком большим объемом информации, «неподъемным» для бумажного органайзера. Насколько серьезными будут проблемы вашей адаптации к таким системам?

Конечно, все эти проблемы вполне решаемы! Возможно, вам потребуется некоторое время, чтобы освоиться при работе с таким устройством. Но здесь просто нужно задуматься о том, каковы ваши потребности и предпочтения – и нельзя ли их учесть при выборе электронной системы планирования времени?

Хотите все успевать и добиться успеха?

Скачивайте бесплатно тренинги и книги на тему планирования времени и повышения личной эффективности! Начните свой путь к лучшей жизни уже сегодня!

 

Заранее подумайте о том, как именно вы пользуетесь своим бумажным планировщиком, какая именно форма отображения информации вам удобнее, — и потом посмотрите, нельзя ли настроить ваш электронный помощник похожим образом. Если у вас есть возможность выбора из нескольких моделей, изучите их подробнее, чтобы быть уверенным, что планировщик, который вы выбрали,  можно приспособить к вашему стилю организации информации.

Какие свойства планировщика нужно учитывать в первую очередь?

Размер органайзера

Если вы много времени проводите в дороге, вы, наверное, захотите выбрать одну из самых небольших моделей существующих органайзеров. Но если при вашей работе не предполагается частых разъездов, то он может занимать и больше места. Для органайзеров на основе заменяемых бланков существует целый диапазон различных размеров (от карманного до формата А4). Здесь просто нужно учесть величину и размах вашего почерка и примерный объем записей, которые вы регулярно делаете.

Когда у вас много проектов и вам приходится отслеживать дополнительно графики ваших сотрудников, лучше использовать большой планировщик. Если вам не хочется носить с собой много бумаг, то выбирайте органайзер, имеющий небольшой размер колец, тогда вы можете  брать с собой только бланки на ближайшее время.

Если вы выбираете программное обеспечение, то заранее и убедитесь, что для запуска программы вам хватает места на жестком диске компьютера. Электронный планировщик должен быть компактным, и сейчас существует огромный выбор достаточно миниатюрныхвариантов. Но не увлекайтесь! Если дисплей такой маленький, что вы не можете читать информацию без напряжения или клавиши настолько малы, что вы нажимаете сразу на две одновременно… какое уж тут удовольствие при работе с другими функциями этого электронного помощника!

Формат календаря

Независимо от типа планировщика выясните заранее, какой формат календаря вам удобнее? Обычный формат бумажных  органайзеров – это просто блокнот с размещенными на одной странице бланками календаря — на каждый день, на целую неделю или месяц. Чем они отличаются? Об этом и пойдет речь в следующей части статьи.

Продолжение следует