Как повысить эффективность своей работы в офисе, а следовательно, и больше успевать? Дадим несколько простых советов, которые легко запомнить и постараться перевести в разряд «полезных привычек». Надеемся, что это поможет вам работать более продуктивно!

Заранее выделяйте в своем рабочем графике время для выполнения важной работы, когда никто вас не будет отрывать. Если позже кто-то из коллег или клиентов захочет с вами поговорить именно в это время, постарайтесь вежливо им отказать, сказав, что это время у вас уже «зарезервировано». Во время этого периода лучше всего отключить телефон или переключить его на автоответчик. Позже вы сможете всем перезвонить. Чтобы меньше отвлекаться, заранее приготовьте все необходимое: термос с кофе или чаем, бумагу, нужные материалы.

Не бросайте начатое дело на середине, и старайтесь не начинать нового задания до тех пор, пока не завершили предыдущее. Но если режим вашей работы таков, что часто приходится отвлекаться на другие дела, то удобнее делать короткие заметки, чтобы знать потом, где именно вы остановились. В случае внезапного перерыва вы всегда позже сможете быстро сориентироваться и «включиться» в дальнейшую работу.

Не имеет смысла запоминать абсолютно все: старайтесь освободить свою память для более важных вещей. Пользуйтесь «напоминаниями». Если, допустим, в два часа дня у вас должен состояться ответственный телефонный разговор (но вы среди других дел боитесь об этом забыть), то просто установите напоминание – например, на компьютере или в будильнике.

Цените свое время при планировании встреч. Если встреча происходит вне работы, старайтесь не ждать больше десяти минут. С теми же людьми, которые часто опаздывают, удобнее назначать встречу у себя, в вашем офисе — в случае их опоздания вы сможете заняться чем-нибудь полезным. Старайтесь не планировать «лишних» встреч — ведь очень многие вопросы можно решить по телефону!

Если вы имеете клиентов, постоянно отменяющих встречу буквально накануне, то подумайте о целесообразности дальнейшего сотрудничества (даже если такой клиент относится к разряду важных!). Спросите себя: может быть, будет полезнее потратить такое же время на поиск других, более перспективных клиентов?

Если вы много ездите в процессе работы, то держите портфель или папку в офисе наготове, тогда вы в любой момент можете положить туда документы, чтобы просмотреть их в другом месте (например, перед совещанием, во время затянувшейся поездки  и так далее). Продумайте для себя систему «передвижного офиса». Можно заранее рассортировать материалы и бумаги в несколько папок – например, «Текущее», «Срочное» и так далее.

Поддерживайте порядок в офисе — в своих бумагах и на рабочем столе. Не стоит раскладывать важные бумаги и документы по всему кабинету, держите их либо в специально организованных папках на стеллажах (в ящиках), либо на столе. Но, с другой стороны, нецелесообразно использовать поверхность письменного стола в качестве огромного ящика, раскладывая документы и списки по всей его поверхности!

Списки важных дел лучше держать либо в ежедневнике, либо в компьютере, установив при необходимости напоминания. Существуют также специальные компьютерные программы по организации работы с разного рода информацией, например, Outlook.

Если вы составляете списки дел на бумаге, то лучше держать их в отдельной папке, которую можно, например, назвать «Ближайшие задачи». Положите ее так, чтобы она всегда была под рукой. Для писем и вообще входящих документов лучше иметь как минимум две папки – в одну вы складываете прочитанные письма, а в другую – новые.

Не храните ненужные документы, которые вы не собираетесь позже обрабатывать. Если вы сразу не положили бумагу на нужное место, то потом вам тяжело будет ее найти. Если же вы решили внести документы в компьютер, то сохраняйте только те, которые могут пригодиться в дальнейшем.

Помните, что значительная часть рутинной работы не требует от вас идеального выполнения. Иногда задавайте себе вопрос: «А соизмеримы ли мои усилия с важностью выполняемой работы?». Иногда бывает так, что мы откладываем из-за незначительных по важности задач выполнение более ответственных и важных дел.

Не приносите посторонних вещей в ваш офис, они постепенно захламляют пространство, которое вам может понадобиться для важных бумаг. Со временем это будет мешать вам сосредоточиться. Говорят, что беспорядок на рабочем месте порождает и беспорядок в мыслях.…

К моменту возвращения из отпуска у вас, возможно, появятся многочисленные «завалы»  новых писем и документов. Не нервничайте и не торопитесь обработать все бумаги сразу, постарайтесь разобраться с новыми делами в порядке их приоритетности. Иначе наступит стресс, и весь эффект от отдыха пропадет! А если вы сможете вернуться из отпуска хотя бы за день до выхода на работу, то это уж точно избавит вас от стресса и позволит сначала немного привести в порядок домашние дела (купить продукты, разложить чемодан и так далее).