В арсенале инструментов тайм менеджмента важное место занимают многочисленные «фишки» для оптимизации вашей деятельности, например, удобные планировщики и органайзеры, приемы рациональной организации рабочего пространства и тому подобное, в общем, все, что способствует удобной и быстрой сортировке и обработке информации.

Главным принципом здесь является следующее: необходимо освободить наше сознание от всякой рутины для более продуктивной работы.
Многие из таких способов могут в разы ускорить нашу деятельность и помочь перевести часть наших действий просто в «автоматический режим», в рутину. Один из таких «помощников» — это компьютерная программа Microsoft Outlook, позволяющая не только в офисе, но и дома более эффективно справиться с многочисленными делами и задачами, ничего не пропустив и не забыв.

Программа эта входит в стандартный пакет «Microsoft Office», поэтому вы уже, скорее всего, имеете ее на своем компьютере. Но все ли ее возможности вы используете? Перечислим основные, наиболее важные способы организации ваших дел, которые можно реализовать с помощью программы Microsoft Outlook.

Программа помогает:

• систематизировать ваши контакты
• составлять календари
• упорядочить все потоки электронной почты (отмечает письма, сортирует, удаляет, группирует и так далее)
• составлять списки задач на разные отрезки времени
• планировать встречи, а также собрания и совещания
• контролировать выполнение дел, задач и планов, отправлять отчеты об их выполнении
• создавать расписания – как для себя, так и для сотрудников
• отслеживать нужную информацию (например, с помощью оповещений, которые могут появляться на рабочем столе, или напоминаний).

Программа Outlook содержит информацию по нескольким группам элементов и хранит их во вложенных папках, которые вы можете увидеть при первом запуске системы:
Входящие — входящие письма и факсы
Календарь — встречи, события. Составление календаря и планирование вашего повседневного графика
Контакты – необходимые сведения о личных и деловых контактах, а также список адресов
Задачи – учет, отслеживание и планирование всех ваших задач
Заметки — создание различных примечаний и заметок
Дневник – личные записи. Автоматическое отслеживание работы со всеми компонентами Outlook и документами Office

Кроме того, программа обеспечивает вам оперативный доступ ко всем вашим файлам и папкам на компьютере:
- Мои документы
- Избранное (избранная информация из Интернета)
- Мой компьютер (вся файловая структура, Проводник)

Основной принцип работы Outlook следующий: после запуска программы вы открываете соответствующую папку и выбираете нужный вам элемент (при этом происходит автоматический запуск формы, которая его обслуживает), и данный элемент готов к редактированию. Эта программа очень удобна тем, что специально создана для работы с календарем, задачами, почтой. Даже если вы пользуетесь другими программами, вы можете осуществлять из Outlook общее, «генеральное» планирование всех ваших задач.

Очень удобно то, что программа может назначить каждой задаче (делу) несколько разных меток (категорий). К каждой задаче можно также делать дополнительные комментарии.

Outlook, что очень удобно, также дает возможность выводить для вас одну и ту же информацию разными способами, быстро переключаясь между ними. Вы можете настроить этот процесс именно так, как это удобно. Календарь, например, можно подстроить под свое расписание, добавляя или удаляя какие-то дни, при необходимости. При получении почты есть возможность раскрасить письма в разные цвета, тем самым присвоив им различные степени важности. Многие менеджеры стараются синхронизировать с программой перечни контактов из мобильного телефона, чтобы в случае непредвиденных случайностей всегда иметь резервные копии в компьютере.

Этот список можно продолжать довольно долго. О некоторых интересных возможностях этой программы мы расскажем в отдельных публикациях.