Сегодня поток бумаг вокруг нас приобретает все большие масштабы, отвлекая от дел и вынуждая уделять много внимания поддержанию порядка в документах. Хочется как-то наконец упорядочить все эти папки и счета, страховки и свидетельства….

Тем, кто работает в офисе, в каком-то смысле проще, потому что часть бумаг (по крайней мере то, что относится к работе) можно хранить на рабочем месте. Но и дома нас настигает этот «бумажный вал», раздражая и внося беспокойство, особенно если нужно срочно найти какой-то документ, а вы не можете это сделать…. Ну, а о тех людях, которые работают дома, и говорить нечего. Им нужно каким-то образом четко разделить еще и «рабочие», и «домашние» документы, что дополнительно усложняет задачу.

Каким образом подойти к этой проблеме? Что можно сделать, чтобы облегчить себе хранение и поиск документов дома?

Задача, в общем-то, сводится к правильной сортировке и организации хранения всех бумаг. Для начала не пытайтесь сразу бросаться «в бой», чтобы одним махом разобрать все документы. Попробуем «съесть слона по кусочкам», разделив нашу задачу на несколько этапов. Не приступайте к ней, пока не «рассортируете» все в голове (хотя бы примерно!).

Первое. Сначала бегло просмотрите ваши «завалы», чтобы приблизительно представить, какие именно группы документов у вас имеются в наличии. При этом наверняка вы найдете что-то давно забытое или потерянное!

Второе. Возьмите лист бумаги и попытайтесь составить что-то типа «оглавления», куда внесите все типы документов, с которыми вам приходиться ежедневно (или ежемесячно) сталкиваться с разной степенью регулярности: счета можно дополнительно разделить на те, которые вы оплачиваете в начале каждого месяца и в середине.

Третье. Где вы храните свои бумаги? Если таких мест несколько, то попробуйте сначала собрать все вместе. Чтобы не захламлять комнату, приготовьте заранее большую коробку, куда можно временно сложить бумаги. Если неожиданно нагрянут гости, то ее всегда можно будет вынести в спальню или кладовку.

Для тех, кто работает дома, всю груду документов придется сначала разделить на «рабочее» и «домашнее». Для тех, кто хранит рабочие материалы в офисе, сложностей не будет. Сегодня давайте поговорим о той части, которая относится к домашней (личной) сфере.

Логически рассуждая, можно выделить несколько разделов, попробовав сортировать бумаги по принципу типов документов (например, счета об оплате), а также по людям, к которым эти бумаги имеют отношение.

Например, вы можете сделать отдельную папку «Счета», где будут храниться различные счета об оплате  - например, коммунальных платежей и страховок – по разделам: квартира, электричество, телефон и Интернет, и так далее. Страховки и тем более кредиты лучше выделить в отдельный раздел. А если у вас двое детей, и они ходят в детский сад и еще на какие-то занятия, то можно либо сделать две разные папки, написав на них, например: Игорь — оплата детского сада и Света, оплата бассейна, либо одну, но с разделителями, на каждом из которых подписать соответствующие темы.

Можно также выделить отдельный раздел по медицинскому обслуживанию, где будут храниться медицинские полисы, карты и результаты обследований всех членов семьи.

Отдельный раздел (папку) обычно составляют инструкции по использованию бытовой техники. Советуем хранить их в большой папке с кольцами, предварительно вставив в прозрачные файлы-кармашки, и туда же можно вложить гарантийный талон и чек на каждый прибор.

Возможно, вы планируете сделать ремонт и заранее начали подбирать какие-то интересные статьи, прайс-листы, фото интерьеров и так далее. Тогда логично создать еще одну папку «Ремонт», куда складывать все это до поры до времени.

Конечно, многое можно хранить и в электронном виде на компьютере, но некоторые бумажные документы все-таки неизбежно накапливаются. Это могут быть, например, проспекты из поездок (отпуск), рисунки ваших детей, памятные открытки, интересные для вас статьи или материалы. Если у вас есть какое-то хобби, то наверняка оно также порождает целый ворох всяких бумаг – журналов, вырезок, фотографий…. И ведь это тоже нужно где-то хранить! Эту информацию лучше всего организовать в личном разделе, отдельно от финансовых документов и справок.

Через какое-то время (например, раз в год) полезно просматривать содержимое папок и избавляться от ненужной информации, которая в будущем уже не сможет вам пригодиться.

Продолжение следует

Пройдите наш тренинг «Мой домашний офис» — и решите все проблемы в вашими бумагами и документами!