Порядок в домашних бумагах и документах, фотоЕжедневно все мы имеем дело с самыми разными бумагами и документами. В огромных количествах всевозможные чеки, счета, квитанции, результаты обследований, инструкции, гарантийные талоны и другие бумаги занимают место в наших домах. Но избавиться от таких бумажных «завалов», упорядочить нужные документы и навести порядок совсем несложно.

Хотите поддерживать все свои бумаги в порядке?

Условимся дальше для простоты весь объем ваших бумаг и документов называть архивом. Так или иначе – это то, что вам придется по жизни хранить и к чему вы обращаетесь практически каждый день. Итак, как организовать правильную структуру архива, чтобы она была удобной в дальнейшем использовании?

Начнем с категорий (групп, рубрик, блоков….). От основных категорий мы перейдем к подкатегориям, и под каждую из них постепенно отберем все ваши документы. И для каждой подкатегории в архиве у вас будет предназначена отдельная папка. И в результате, закончив эту работу, вы сможете разложить ваши бумаги и документы по отдельным, логически упорядоченным папкам.

Для удобства будем ориентироваться на примерную схему архива (картинка кликабельна!).

Блок-схема домашнего архива, фото

В каком порядке лучше действовать? В первую очередь, лучше сразу все это хозяйство разделить на рабочее и домашнее – и в этой статье мы будем обсуждать только ваши «домашние» документы. Логично сразу отделить следующие категории:

  • Важные документы – ваши и ваших домашних (здесь находятся паспорта, свидетельства о рождении, медицинские карты, рабочие контракты, налоговые документы, страховки, резюме и тому подобное). В этой категории позже мы выделим отдельные подкатегории.
  • Семья и дети – все, что касается ваших детей и членов семьи.
  • Финансовые документы: оплата счетов, выписки по кредитным картам и так далее.
  • Бухгалтерия по домашнему хозяйству: все, что касается вашего дома и ведения хозяйства (расходы на мебель, ремонт, планирование покупок, автомобиль и так далее).
  • Хобби: сад и огород, хэнд-мейд, фитнес (интересная информация и статьи, планы на будущее)
  • Свободное время – например, проведение отпусков, поездки, собранные вами материалы об интересных местах, которые вам хотелось бы посетить, информация о книгах, фильмах, выставках и так далее.

Итак, мы перечислили основные категории – для вашей будущей архивной системы. Естественно,  когда вы начнете раскладывать бумаги по реальным папкам, возможны какие-то корректировки, без этого не обойтись. Главное, чтобы созданная система была для вас удобна, и ее было легко держать в голове. Скорее всего, вам придется позже разделить каждую категорию на секции (подкатегории). Вы можете пока набросать на бумаге их приблизительный список. Не нужно сильно задумываться о порядке, пока просто пишем все подряд. Когда у вас появятся «реальные» папки с бумагами, вы сможете расположить их по алфавиту (или по темам).

Это очень важная работа, уделив внимание которой, вы сможете выбрать оптимальный способ сортировки папок. При этом вам не придется приобретать новые папки либо тратить драгоценное время на их переименование и переписывание. Спланировав свою систему организации архива, вам нужно будет всего лишь соотнести ее с приблизительным списком категорий и подкатегорий, который был у вас придуман ранее, и внести лишь незначительные коррективы.

Как разбить большие разделы на подкатегории?

Для каждой папки, в зависимости от их содержания, нужно выделить общие и уникальные характеристики. Например, «общее» — тематика страхования, следовательно, папки по этой теме должны находиться рядом. Вместе с тем «уникальное» для каждой папки — это подкатегории, такие как «Медицинское страхование», «Страхование имущества», «Страхование авто» и так далее. При использовании алфавитной системы хранения все папки по страхованию будут располагаться в разделе на «С», причем внутри также должен соблюдаться алфавит: Авто, Имущество, Медицина.

Названия папок должны быть простыми, понятными, достаточно конкретными. Часто для названий используют следующую последовательность: название категории, подкатегории, возможно – еще дата и краткая уточняющая информация, и что важно — именно в указанном порядке. Не стоит создавать множество отдельных папок со схожей тематикой. К примеру, все коммунальные платежи лучше объединить, создав при этом внутри одной папки под названием «Коммунальные услуги 20… г.» несколько соответствующих разделов:

  • Телефон
  • Квартплата
  • Электричество

В такой папке каждый новый документ можно размещать поверх предыдущего, используя для подшивки дырокол, а также скоросшиватель или папки-регистраторы. Скажем, для хранения выписок и прочей документации по трем различным кредитным картам будет удобно использовать общую папку, но с внутренними разделителями. В таком случае документы по каждой карте будут расположены отдельно, что облегчит и ускорит поиск нужной бумаги. Таким образом, папка может выглядеть так:

Кредитные карты 2015 (папка с файлами):

Раздел «Сбербанк» (номер вашего счета): - декабрь – ноябрь — …. январский счет (самый поздний находится наверху!);

Раздел «Альфа-Банк» (номер счета): - декабрь – ноябрь — …. январский счет (самый поздний находится наверху!);

И теперь вам не нужно перерывать ваши ящики в поисках какой-то выписки со счета – вы можете вытащить из ящика всего одну (!) папку, ведь именно в этой аккуратненькой папке будут все счета!

Возможно, вам потребуется также папка для хранения медицинских документов. В ней они могут храниться в хронологическом порядке (от старых — к более новым), например:

  • Результаты анализов (дата)
  • Направление от терапевта … (дата)
  • Результаты УЗИ (дата)
  • Результаты компьютерной томографии (дата) и т.д.

Как расположить папки на стеллажах?

Тут вы уже смотрите, как вам удобнее – можно расположить папки на полках в алфавитном порядке, либо разделить их на группы по аналогии – например, все, что связано с банковскими счетами и оплатами, – на одну полку, а медицинские документы – на другую. Детям можно также отвести отдельную полку. Чем больше в вашем шкафу секций, тем дальше вы сможете «изолировать» определенные виды бумаг друг от друга. Но старайтесь не переусердствовать с количеством категорий – все должно быть логично, и чем проще — тем лучше.

И теперь ваши бумаги не будут валяться по всему дому, — вы соберете их, распределите, выбросите явный хлам, а все нужное разложите в удобном архиве! Конечно на наведение порядка и создание такого домашнего архива уйдет время. Чтобы его потребовалось значительно меньше, можно составить и распечатать список категорий и подкатегорий, и поместить его в том месте, где будет располагаться архив. Зато эта система поможет быстро находить любой документ, не переворачивая содержимое нескольких ящиков или полок. Благодаря такому архиву ни одна важная бумага не пропадет

Организация документов – процесс несложный, но придется выделить на это время один раз! Если нужная вам бумага не лежит в определенной папке, будет сложно ее найти. Поэтому просто спланируйте сейчас время на начальную сортировку и раскладывание документов по папкам, а потом вам будет необходимо регулярно (примерно раз в месяц) раскладывать новые бумаги на место. Включите приятную музыку и – за дело!!

Конечно, в обычных папках удобно хранить типовые документы размером А4 или меньше. Но в вашем архиве наверняка найдутся бумаги и материалы, имеющие «неформатные» размеры. О том, как лучше хранить такие типы бумаг, мы поговорим ы другой публикации.

Обратите внимание – наши подписчики в качестве бонуса получают в рассылке полную схему структуры архива! Подписывайтесь на наши обновления, чтобы иметь возможность доступа к полезным материалам. Это можно сделать, заполнив форму на сайте в правом верхнем углу.