Чтобы система Evernote – наш слоник — действительно активно помогала вам в каждодневной рутине, и была простой и удобной, вам нужно создать «правильную» схему структурирования информации. Это не так просто, как может показаться на первый взгляд…. Даже опытные пользователи компьютера часто сталкиваются с тем, что не знают, куда именно (в какую папку) пристроить вновь появившийся файл или картинку. Иногда это приводит к тому, что их просто записывают в некую «временную» папку, не совсем по теме (или совсем не по теме!), а потом они там и остаются навечно, погребенные под грудой других названий, потому что вы просто про них забыли и не догадываетесь, что записали именно туда. Так и с информацией – ее нужно положить именно туда, где потом вы легко ее найдете!

Поэтому заранее продумайте вашу систему блокнотов и тэгов (ярлыков). Это самая важная «мелочь», на которую нужно потратить время. Я также обнаружила опытным путем что, чем проще структура, тем удобнее ею пользоваться.

Чтобы постараться предусмотреть структуру «на все случаи жизни» — кстати, такая задача возникает и при организации любой системы тайм-менеджмента - давайте попробуем «разделить» всю нашу жизнь на некоторые области-блоки. Например, предлагаю три основные направления —  дом, работа и общение. Мне кажется, кроме этих трех «китов», вряд ли найдется еще что-то, что нас занимает в этой жизни.

Работу пока оставим. «Дом» можно разделить на следующие группы: семья (включая детей), здоровье, квартира, хобби (интересы) – и все, что с эти может быть связано. Дальше будем делить на подгруппы: например, «семья» может включать «финансы», ведение домашнего хозяйства, автомобиль, дачу и так далее, «квартира» — ремонт и оформление интерьера, планирование крупных покупок (мебели). Все важные документы, квитанции и списки по этим разделам соответственно попадают в нужную группу.

Дальше можно каждый блок разделить на еще более мелкие части, но тут важно не переборщить, потому что очень уж детальная рубрикация может затруднять поиск информации. В общем, нужно сделать так, как будет удобно именно вам. Также дополнительно можно посмотреть папки на вашем компьютере, и часть разделов взять оттуда – вы ведь уже какие-то образом там рассортировали ваши дела?

Что касается работы, то тут каждый должен решить сам, но опять-таки, можно выделить какие-то типовые блоки. Если для вас это важно, то не поленитесь и сделайте «общий обзор» тех дел и вопросов, которые вы решаете на работе. Потом из этого вороха задач довольно четко можно выстроить несколько групп или областей вашей деятельности. Например, если вы работаете с клиентами, то можно сделать такую рубрикацию:

  • Продажи: список клиентов, где отмечены важные аспекты взаимодействия (ближайшие действия, сроки и т. п.)
  • Контрагенты: список поставщиков, с помощью которого можно отслеживать поставки и быть уверенным, что все будет сделано вовремя

Обязательно сделайте один лишний раздел типа «всякая всячина» — это будет то, что пока не соответствует ни одному из разделов. Позже вы просмотрите этот список и, наверное, внесете туда изменения или добавите что-то еще.

Еще какое-то время уйдет у вас на то, чтобы задать систему тэгов – ярлыков, мы к этому еще вернемся. Система может меняться со временем, возможно, вы даже пересмотрите сам подход к созданию структуры в Evernote: древовидная или всего лишь один блокнот. Это уже не так важно. Важны лишь эффективность и простота!

Если вы храните все в одном месте, то риск того, что вы что-то потеряете или забудете – практически нулевой. Мы уже говорили об этом принципе в статье, касающейся выбора вашего органайзера. Поэтому вам надо принять решение, что теперь вы всегда будете хранить любую информацию в Evernote. Если у вас уже была какая-то система, то нужно будет скопировать файлы и заметки в Evernote.

В общем, соберите все бумаги, всю важную информацию, документы, которые вы потом аккуратно внесете в программу. У Дэвида Алена это называется «сбор корзинок».

Если у вас сложности с формированием списка тех ключевых областей, которые вы хотите хранить в системе, то можно предложить следующий способ. Попробуйте в течение недели регулярно записывать задачи, которыми вы занимались.  Обязательно включите туда также информацию, которую вы просматривали или искали в Интернете, а также дела, в связи с которыми вы звонили по телефону или обсуждали их с членами семьи. Когда у вас накопится достаточно длинный список таких задач, выпишите их на карточки (для ускорения можете заранее приготовить карточки и сразу на них записывать все дела).

После этого возьмите большой лист бумаги (например, кусок старых обоев) и нарисуйте на нем большие квадраты, а внутри запишите названия тех областей, о которых говорилось в начале статьи. И начинайте сортировать ваши дела, раскладывая их по квадратам. Вы скоро обнаружите, что иногда имеет смысл что-то объединить или, наоборот, создать еще один квадрат, если там накапливается много дел. В общем, перекладывайте карточки до тех пор, пока у вас не получится четкая структура – несколько основных групп, разделенных на подгруппы. Она не должна получиться слишком сложной!

А в следующих статьях мы займемся созданием блокнотов!

Продолжение следует