Предлагаем нашим читателям отрывки из известной книги Дэвида Алена «Getting Things Done»  — «Как справиться с делами». Некоторые его взгляды на привычные проблемы нехватки времени, возможно, покажутся вам интересными, и вы захотите попробовать применить на практике предлагаемые им методы или приемы.

Ален считает,  что очень многие люди имеют общие стереотипы и привычки. Если их преодолеть —  внести небольшие коррективы в способы прояснять и организовывать задачи, стоящие перед вами — то успеть все — вполне реально!

Сегодня многие люди слишком перегружены делами, и у них постоянно не хватает времени. С одной стороны, мы хотим улучшить свою жизнь, но  берем на себя больше, чем в состоянии сделать. Всем, наверное, знакома ситуация, когда над нами «висит» целый список дел и задач? Как в такой ситуации сохранить свежую голову и эффективно выполнять все запланированное?

Сегодня характер работы, как таковой, в корне изменился (но наши навыки и возможности, к сожалению, остались прежними). Ведь раньше было так: машины должны быть отремонтированы, коробки — запакованы, а поля – вспаханы. Всегда было точно известно, какую конкретно работу надо сделать — и могли видеть результат. И всем было абсолютно понятно, когда работа еще находится на какой-то промежуточной стадии, а когда она уже завершилась.

А сейчас часто люди просто не представляют реальных границ «проектов». У многих менеджеров, по крайней мере, по десятку задач одновременно находятся в незавершенном состоянии. А отсутствие четко поставленных задач порождает больше работы. К тому же многие из теперешних организационных задач невозможно решить без взаимного общения и взаимодействия!

Поэтому теперь нам стало не хватать старых методов и навыков: традиционный тайм менеджмент и многочисленные инструменты самоорганизации Microsoft Outlook, обычный органайзер или другие подобные вещи, не успевают за требованиями времени. Вы, должно быть, сами убедились, что многое из этого уже не годится для нынешних сложностей и скоростей работы.

Ежедневник, безусловно, важен, но реально он вам поможет организовать только небольшую часть ваших задач. Да и каждодневные «to-do»-списки плохо справляются с большим количеством разнородных дел! Рабочий день некоторых менеджеров состоит из десятков или сотен писем. Каким образом они смогут распределить свои обязанности в таблицу приоритетов или составить список?

Когда вы определите для себя главные цели и ценности, то ваш мозг начнет создавать распоряжения, запуская работу в нужном направлении. Однако, к сожалению, часто формулирование целей не дает ожидаемых результатов — по одной из трех причин:

1. В ежедневной круговерти присутствует слишком много отвлекающих моментов, которые не дают нам сконцентрироваться на более важных факторах.

2. Неэффективные приемы организации генерируют подсознательное неприятие к выполнению все более масштабных, новых проектов, которые, очень часто, также плохо организованы и приводят к еще большим стрессам.

3. Когда вы уже сформулировали свои основные приоритеты, перед вами возникает множество второстепенных задач, которые также требуют внимания. Вас начинает раздражать огромное число дел, которые надо продумать и реализовать. Концентрация на глобальных приоритетах — это важно, но это не означает, что больше ничего не придется делать.

Правильная современная система самоорганизации обязана:

- учитывать приоритеты задач на разных уровнях

- объединять перспективные дела и сегодняшние, включая самые мелкие их детали

- контролировать десятки потоков новой каждодневной информации

- упрощать нам процесс выполнения задач.

Чтобы пояснить принципов работы системы, предлагается аналогия с чистым сознанием. Это такой процесс жизни и работы, когда ваше сознание ясно и в вашей жизни случаются только конструктивные вещи. Такого состояния может достичь каждый, кто вынужден эффективно работать в современных сложных условиях. Полностью овладеть ситуацией и, несмотря на ее сложность, оставаться спокойным и даже выполнять возникающие дела с адекватными усилиями — это вполне реально!

Неприятный разговор с шефом, непрочитанные журналы, запутанный ответ на ваше письмо, постоянные мысли о невыполненной вовремя работе, оставленных без внимания детях….. Стресс! Его главная причина в том, что люди не могут правильно распределить свои обязанности – и те, которые им нужно выполнить по работе, и навязанные себе ими самими.

В подсознании у человека часто  крутятся «дыры» и обязательства, которые отвлекают его внимание — начиная от таких пунктов в «to-do»-листе, как «Принять на работу нового секретаря» до всяких мелочей, типа «Заменить картридж в принтере».

Давайте попробуем собрать и рассортировать все то, что постоянно напоминает о себе, и распланировать, как со всем этим справиться. Кажется, что это не так сложно, но оказывается, что многие даже не представляют, как реально это можно осуществить.

Продолжение следует

Внимание! Открыта предварительная запись на наши тренинги:

Мой личный офис (бесплатно)