Ежедневник есть почти у всех. Но кто-то без него и часа спокойно обойтись не может, нервничая и постоянно заглядывая туда, чтобы уточнить длинный список своих дел и внося новые. А кто-то спокойно обходится без него, только изредка вписывая какие-то особо важные дела, и держит все остальное в голове.

О разных типах ежедневников мы уже говорили, а также о том, кому и какие именно из них больше подходят. Но знаете ли вы, какие именно дела нужно туда записывать, и каким образом организовать дело так, чтобы ваш ежедневник выступал не только в качестве красивого аксессуара, но и являлся надежным «ассистентом», снимая с вас проблемы и освобождая от стресса?

Ну, в первую очередь нужно упомянуть о тех людях, которые гордо говорят: «Мне ежедневник не нужен, я все и так помню»! Конечно, встречаются и такие. Но это скорее либо редкий случай, исключение – либо у такого человека просто совсем немного ответственных встреч и проектов, которые требуют постоянного внимания. Мы же поговорим о том случае, когда ваши записи дел не «влезают» на отведенную им страничку и некоторые «напоминания» остаются лишь записями, не переходящими в категорию «выполненных».

Итак, что именно вы вносите в ваш ежедневный календарь дел и задач?

Если говорить вообще о планируемых нами текущих делах или задачах (я имею в виду текущие дела, а не долговременные проекты!), то их можно разделить на две категории. Первые должны быть выполнены в конкретное время (обычно это встречи, визиты к врачу, важные мероприятия) – вторые же относятся к хорошо известной всем категории «чем скорее, тем лучше». Так вот, в ежедневник важно и нужно вносить именно первую категорию задач, записав их в календаре напротив конкретного числа и времени.

Сюда обычно относятся три распространенных типа дел:

1) ваши дела, которые жестко привязаны к конкретному времени (день и час)

2) ваши дела, которые должны быть выполнены в строго определенный день

3) полезная информация, которая «привязана» к конкретному дню

• Первый тип – это самые разные встречи – начиная от встречи с зубным врачом и заканчивая важным совещанием у шефа, на которое нельзя опаздывать. К таким же «встречам», например, можно отнести и занятия, на которое вы должны вовремя привезти своего ребенка. Такие «жесткие» дела просто записываем в ежедневник.
• Второй тип дел – это те вещи, которые вам обязательно нужно успеть сделать в определенный день, но время не закреплено жестко. Например, вам нужно заехать в кассу и забрать забронированный для вас билет, который будет там ждать только до конкретной даты. Значит, эта дата и будет отмечена в календаре, как «жесткая», но без привязки ко времени.

Если у вас много таких дел, то удобно выбирать для себя ежедневник, в котором для каждого дня выделено по две колонки для записей – в левой, например, указано точное время (часы), а правая просто имеет свободное поле для записей.

• И, наконец, третий тип – это какие-то напоминания. Не обязательно вы должны что-то сделать, но это может быть какая-то информация, интересная для вас именно сегодня, какое-то семейное мероприятие, день рождения или запись о том, что ваш ноутбук уже можно забирать из ремонта. Просто информация. Это не значит, что надо срочно что-то делать или куда-то бежать. Просто вы чуть позже можете решить, когда именно у вас будет время поехать и забрать любимый компьютер.

Если вы попробуете следовать этим рекомендациям, то есть вносить в свой календарь только эти три типа событий, то сразу увидите, что он существенно «разгрузился», а соответственно, разгрузилась и ваша голова, которая может следить только за тем обязательным «минимумом», который действительно важен.

«А как же мои ежедневные списки? – спросите вы. – Ведь у меня так много дел, которые нужно сделать как можно раньше!». Но вот тут как раз кроется ловушка, о которой многие часто забывают.

Если вы регулярно составляете длинные списки «to-do» из десяти и более пунктов, то как бы трудолюбивы и организованы вы ни были, рано или поздно в ежедневное расписание вмешается какое-то обстоятельство и нарушает весь запланированный порядок. Несделанные дела начнут накапливаться, и вам придется переписывать их на будущие странички снова и снова. Это не значит, что вам не следует заранее (скажем, за неделю) примерно прикинуть расписание каждого дня, но оно должно быть максимально гибким, чтобы в условиях каких-то накладок и внешних обстоятельств вы смогли быстро перестроиться – без стресса и недовольства собой.

Практика показывает, что попытки внести в ежедневник полностью все ближайшие дела приводят, как правило, только к тому, что вам придется снова и снова вручную переносить многие из этих записей на будущее. Не проще ли составить единый список ближайших дел по всем вашим проектам, но держать его отдельно, с удовольствием вычеркивая каждую выполненную задачу?  Как правильно вести такие списки, мы обсудим в отдельной статье.

Кроме того, в таком списке всегда присутствуют дела, которые вы бы хотели «иметь в голове», но их не обязательно выполнять именно сегодня!  Внесенные в ежедневник, они вас будут только отвлекать и нервировать, вы каждый раз будете сверяться со списком и ужасаться тому, как «много пунктов» еще осталось выполнить до вечера.

Зато ваш ежедневник останется единственным «руководящим» документом, и вы будете уверены, что все там записанное будет сделано именно в этот конкретный день – или вообще не сделано! Тогда вы просто вычеркнете эту задачу навсегда либо (если это встреча, на которую ваш шеф не пришел, вежливо предупредив вас в последний момент) просто перепишете ее на новую дату.

Желаю удачи во всех ваших делах!

Смотрите небольшое видео на эту тему: