В публикации «Что нам мешает все успевать?» упоминалось о «внешних» факторах, которые нас сильно ограничивают в планировании времени. Можно ли их уменьшить или убрать совсем?

К «внешним факторам» можно отнести те ситуации, которыми вы не можете управлять. В этом случае ваши возможности по планированию временем крайне ограничены. Но попробуйте просто признать наличие этих факторов, выявить суть проблемы и попытаться адаптироваться к ситуации. Это почти наверняка позволит вам выйти из стресса и найти конструктивное решение.

Вы столкнулись с огромным объемом работы….
Первое, что нужно сделать – это сознаться самому себе, что вы действительно перегружены. Возможно, вы одновременно учитесь и работаете или пытаетесь растить детей. Или ваш коллега уехал в отпуск, компьютер вышел из строя, ремонт у вас дома идет очень медленно – в общем, что-то вышло из-под контроля, и количество ваших дел стремительно растет…

Попробуйте как можно быстрее пересмотреть все задачи и сосредоточиться на самосохранении. Это тот случай, когда нужно проявить заботу о себе! Попытайтесь избегать посторонних дел, либо просто упростите их и доверьте их выполнение другим. Попробуйте также снизить свои требования к качеству выполнения некоторых дел — сейчас главное для вас — просто «удержаться на плаву».

Если у вас возникли проблемы со здоровьем и самочувствие оставляет желать лучшего, то сложно сделать все, что вы раньше запланировали. Ваша работоспособность может снизиться из-за плохого настроения, депрессии, внезапного гриппа или из-за других проблем. Если вы постоянно чувствуете апатию, усталость или сонливость, то обязательно сходите к врачу! Возможно, вам просто необходимо регулярно попринимать витамины.

Многие люди имеют проблемы со сном — молодые матери, люди, работающие в ночную смену (например, медсестры) или те, кто вынужден часто ездить в командировки. Это может значительно снизить вашу энергию, а следовательно, и способность концентрироваться и выполнять сложную работу. У всех время от времени случается какое-то недомогание, но это совсем не означает, что и тогда нужно работать с обычной интенсивностью! Нужно внимательно относиться к своему здоровью и обязательно учитывать эти проблемы или просто нехватку сил.

Когда в жизни происходят радикальные перемены, бывает сначала сложно понять, как именно планировать свое время. Старый стиль жизни больше не подходит, но вы еще не приспособились жить по-новому. Ситуации, которые могут выбить нас из колеи: окончание школы или института, развод, рождение малыша, переезд, смерть близкого человека, выход на пенсию, смена работы. Когда жизнь меняется, нужно время, чтобы адаптироваться к этому.

Допустим, мы уже приспособились работать по-новому, но вдруг появляется новый начальник, который заставляет нас постоянно отчитываться перед ним, и мы вынуждены все время считаться с его мнением. Раньше вы могли по утрам подольше поспать, а теперь должны приходить в офис в восемь утра. Бывают также ситуации, когда график дел меняется, неожиданно освобождая «окно» во времени, и бывает сложно понять, как именно мы можем использовать это время.

Если вы попали в такую «полосу», определите свои краткосрочные цели и постарайтесь создать новую «базовую схему» вашего расписания, а позже она, безусловно, может поменяться. Например, если новый шеф постоянно вызывает вас для отчета, попробуйте установить конкретное время для коротких совещаний с ним. Постарайтесь контролировать ситуацию и слегка «подправлять» ее, пока все не войдет в свою колею.

Среда с большим количеством мешающих факторов становится проблемой даже для тех, кто уже в совершенстве владеет навыками тайм менеджмента. Ни один врач не может предугадать, когда кому-то из его пациентов срочно понадобится помощь. Многие специалисты на работе находятся в условиях неопределенности, и эта работа заставляет их приспосабливаться. Если у вас маленький ребенок, то вы вынуждены строить свой график, приспосабливаясь к его ритму жизни.

Справиться с такой обстановкой можно только, признав ее существование. Постарайтесь оставить достаточно времени в своем расписании для задержек и препятствий. А потом организуйте свои дела так, чтобы всегда иметь небольшой запас времени, которое при необходимости вы сможете использовать. В офисе можно включить на телефоне автоответчик на какое–то время, попросить коллегу заменить вас или по утрам вставать на полчаса пораньше.

Допустим, в процессе общения с клиентами у вас в офисе накапливается много необработанных документов. Постарайтесь зарезервировать время для работы с ними позже, допустим, из расчета 15-20 минут на каждый час работы. Таким образом, можно сэкономить это время и потом воспользоваться им в конце дня. Этот «запас» позволит не допустить, чтобы общий объем работы с бумагами вышел за рамки.

Если вы кормите малыша грудью, и при этом имеете проблемы со сном, можно немного исправить ситуацию, попросив кого-нибудь хотя бы раз в день кормить ребенка из бутылочки. Тогда вы сможете выкроить пару часов дополнительно для сна или отдыха.

Если вы тратите много времени в поездках или в ожидании, также можно плодотворно использовать эти часы. Берите с собой текущие материалы для работы, нужную книгу или
журнал, которые вам нужно прочитать, и с пользой проведите это время.

Иногда возникают ситуации, когда вы живете или работаете с человеком, чья несобранность и неорганизованность в делах мешает вашим планам и создает стресс. Это может быть сотрудник, клиент или деловой партнер, начальник, неуправляемый супруг, а вам необходимо разрешить эту проблему. При этом вы бы хотели, с одной стороны, унять собственную злость и раздражение, а с другой — сохранить нормальные отношения. Попробуйте объяснить этому человеку свою необходимость следовать определенному плану. Не исключено, что затем вам придется включиться в работу по планированию его времени, но дело того стоит! Но если это не получится, нужно искать компромисс путем переговоров.

Классические переговоры всегда следует начинать с определения общих целей, которые объединяют вас. Таким образом вам удастся избежать отчуждения и негативного отношения, и вы с вашим партнером окажетесь «по одну сторону баррикад». Если партнером является ваш начальник, то ваша общая цель, что вполне логично — это наибольшая эффективность работы. Если это муж, вашей целью могут стать гармоничные, добрые отношения и уютный дом.

Далее вам придется объяснить, каким образом лично вы тратите свое время и усилия для достижения этой цели. Если ваш партнер не доволен вашим выбором, то можно попытаться обсудить и прийти к согласию, каким образом лучше использовать ваше время наиболее эффективно. Желательно также объяснить партнеру, что его манера
менять в последний момент свое мнение или планы очень сильно тормозит усилия, направленные на достижение вашей общей цели.

Возможно, вы не сможете решить проблему до конца, но при обсуждении ее и попытках найти общие интересы вы, безусловно, сможете в большей степени работать сообща, избегая хаоса и пытаясь совместно найти творческие идеи. Тогда вы больше не будете чувствовать себя жертвой обстоятельств, а сможете планировать именно такую жизнь, которая принесет вам радость и удовлетворение.