ничего не успеваю

В публикации «Что нам мешает все успевать?» мы упоминали о «методических» ошибках при планировании времени. Можно ли их убрать совсем или свести к минимуму?

Вы не выделили конкретного времени в своем расписании на какое-то дело

Чаще всего, так и случается. Вы запланировали массу дел на неделю, составили список того, что именно нужно сделать, но совершенно не подумали о том, а когда реально это сделать? Ведь пока у вашей задачи нет выделенного времени в вашем расписании — вы просто физически не сможете за нее взяться! Этот временной интервал нужно зарезервировать!

Иногда вы говорите себе: «Я сделаю это дело в свободное время». Но в реальности у нас почти всегда оказывается намного больше планов и дел, чем свободного времени! Очень часто выкроить свободную минуту удается только, если мы просто не делаем чего-то, что запланировали, либо переносим его на более поздний срок. И в такой ситуации мы часто теряемся и не знаем, что делать с неожиданно освободившимся временем, и оно просто пропадает.

Поэтому, если вы планируете действительно важное дело, то обязательно выделите для него конкретное время в вашем расписании!

Для выполнения задачи отведено неподходящее время

Бывает и так, что вы четко обозначили определенный час для выполнения задачи -  и все-таки почему-то не можете начать….  Возможно, вы просто отвели для выполнения этой задачи неподходящее время? У каждого человека есть свои периоды «продуктивности», на протяжении которых наши силы и способность сконцентрироваться на работе циклически изменяются. Кто-то из нас — «жаворонок», другие наиболее работоспособны по вечерам. Есть люди, которые любят начинать серьезные дела или приступать к новым проектам в определенное время года (скажем, в январе).

Если вы привыкли работать, не обращая внимания на свои циклы колебаний энергии, то вам будет тяжело начинать запланированные дела в моменты снижения сил и работоспособности. Например, в конце месяца вам сложно себя заставить разобраться в финансовых вопросах, подсчитать расходы за месяц или составить их план на будущее…. Может быть, вы пытаетесь делать это поздно после работы, когда вы уже устали? Если же вы запланируете это дело на утро, то, скорее всего, сделаете его быстро и с удовольствием.

Ошибка в оценке времени, необходимого для решения вопроса
Иногда люди нереалистично оценивают объем работы, который они способны сделать за конкретный период. Если время, нужное для завершения запланированной работы, превышает то, что имеется реально в вашем распоряжении, вы просто физически не можете все сделать и в конечном итоге, наверное, будете расстроены. Можно ли этого избежать?

Безусловно да, но для этого нужно научиться оценивать время, необходимое для выполнения различных дел.

Вы плохо подходите для выполнения задачи
Многие из нас ошибаются, считая, что нужно все делать самим, что обращение к другим людям за помощью — это признак некомпетентности или слабости. Но ведь может оказаться, что вы – просто неподходящий человек для данного дела. Ведь каждый человек обладает какими-то особенными способностями и навыками. Если вы признаете тот факт, что кто-то другой может выполнить работу быстрее и эффективнее вас, то вам удастся не только сэкономить много времени и сил, но и снять стресс.

Возможно, у вас есть коллеги, друзья или члены вашей семьи, которые получат удовольствие от той работы, которая вам кажется трудной или скучной. Тогда попробуйте прибегнуть к помощи этих людей! В тайм менеджменте это называется делегированием.

Задача кажется вам чрезмерно сложной
Может быть, вы слишком усложнили задачу? Или вы пытаетесь решить ее наиболее сложным способом? Часто бывает так, что люди пытаются с ходу начать большой проект или одним махом выполнить сложное дело, но видя, что за один раз ее не одолеть, откладывают все на неопределенный срок…. Если вы хотите справиться со сложной задачей, вам нужно упростить ее!

Например, вы хотите разобрать гору фотографий, накопившихся лет за десять, пытаясь за один день все их рассортировать и разложить по порядку. Конечно, такая задача своим объемом отпугнет любого, поэтому вы постоянно будете это откладывать. Но если вы разобьете это дело на отдельные, совсем небольшие по объему этапы, оно станет вполне управляемым.

Начните, например, с того, что купите альбомы для фотографий или создайте папки на компьютере, придумав для них подходящие заголовки. В следующий раз подсчитайте количество фото и примерно разделите их на группы, удобные для просмотра. Дальше -  начните сортировать фото из первой группы, откладывая какие-то сложные варианты отдельно. И так далее, до тех пор, пока все не закончите.

Разбивайте сложные задачи на последовательность простых шагов! Говорят, что «слона надо съедать по кусочку в день!!».

Вы забыли про запланированные дела
Вы еще не обзавелись блокнотом, ежедневником или специальным органайзером, где можно регулярно составлять список дел? Тогда вы просто не вспомните вовремя о предстоящих делах! В том напряженном ритме, в котором мы живем, иногда это просто нерационально – пытаться все запомнить. Человеку свойственно отвлекаться и забывать о своих планах. Поэтому всегда лучше записывать свои дела, составлять список предстоящих задач и встреч, делая это в каком-то одном надежном месте. Правильный выбор такого органайзера очень важен, и об этом стоит поговорить отдельно!

Ваше рабочее пространство организовано неправильно
Даже если вы, в общем, справляетесь с планированием, неправильно организованное рабочее пространство  «крадет» большую часть вашего времени и энергии. В общей сложности люди теряют многие часы личного времени в поисках пропавших бумаг, очков для чтения или ключей. На работе время также проходит неэффективно, если приходится заново составлять потерянные бумаги или постоянно покидать рабочее место в поисках того, что вы не нашли.

По статистике средний руководитель каждый год тратит в среднем шесть недель на поиск пропавшей информации и необходимых документов в архивах и папках на своем рабочем столе. Часто рабочее место многих менеджеров просто завалено не разобранными бумагами. Решение этой проблемы: обязательно правильно организуйте свое пространство. В среднем для организации рабочего пространства в офисе требуется около трех дней, а в обычной жилой комнате (если вы работаете дома) — от одного до двух дней. Это время великолепно окупится сэкономленными шестью дополнительными неделями в год!

Конечно, сложно привести в порядок все сразу, но вы можете начать с того помещения, в котором проводите основную часть своего времени. И тогда вы получите огромную прибыль в виде дополнительного времени, которым можно распоряжаться по своему усмотрению!

Хотите все успевать и добиться успеха?

Смотрите наши тренинги и книги на тему планирования времени и повышения личной эффективности! Начните свой путь к лучшей жизни уже сегодня!