В предыдущей части статьи мы говорили о важности делегирования дел при планировании вашего времени. Но какие именно дела целесообразнее в первую очередь делегировать другим людям?

Что имеет смысл делегировать?
Рутинные привычные задачи, выполняемые постоянно – те, которые не требуют творческого подхода (уборка дома, бухгалтерский учет, мытье посуды, отправка писем, собеседование с людьми при устройстве на работу)
• Специальные задачи, одноразовые или редко повторяющиеся (планирование конференции, подготовка рекламы,  покупка нового компьютера).

Если говорить о первой группе задач, то почти всегда имеет смысл потратить время на обучение помощника. Затраченное на это время позволит вам освободиться на многие месяцы. Если же речь идет о выполнении специальных заданий, то нужно заранее оценить их трудоемкость и продолжительность. Если вы считаете, что в будущем у вас уйдет больше времени на подготовку подходящего сотрудника (особенно, если это задание не будет повторяться в будущем), чем на то, чтобы сделать дело самостоятельно, то более эффективно сделать его самому.

Кроме того, целесообразно также делегировать следующие дела:
• которые вам удаются не очень хорошо, а кто-то другой сделает их гораздо лучше
• которые вы просто не любите
• отнимающие много энергии или вашего времени, которые вы сможете более эффективно потратить на другие дела

Помните, что перепоручение дел другим делается не для того, чтобы самому сделать «любимые» дела и избавиться от того, чего вы терпеть не можете! Хорошие менеджеры делегируют даже те дела, которые им нравятся, если в их списке появляются задания с более высоким приоритетом или если другой сотрудник заведомо способен эту работу выполнить более эффективно.

После того как вы оценили сложность задачи, нужно решить, что вы будете делать сами, а что сможете доверить другим. Посмотрите на этапы каждой задачи и спросите себя, где ваши навыки могут оказаться наиболее эффективными? Подумайте о своих способностях и склонностях! Что можете сделать только вы? Тогда выполните эти задачи сами и делегируйте все остальные.

Бывают такие ситуации, когда целесообразнее делегировать полностью всю работу и оставить себе роль руководителя, просто контролируя выполнение (например, в случае управления большими проектами). В этом случае не стоит слишком вдаваться в детали, чтобы не терять времени и видения общего направления проекта.

Если у вас много задач, то удобно составить «план делегирования». Возьмите лист бумаги и сформулируйте:

- все виды деятельности, которые необходимо делегировать
- сколько времени потребуется для выполнения каждой задачи
- кто из сотрудников (помощников) больше всего подходит для этой работы (здесь обычно принимают во внимание имеющееся в наличии время, надежность сотрудника и его способности).

Теперь просмотрите свой список и убедитесь, что вы не включили в него ненужных дел и задач. В этом случае нужно просто удалить их из списка!

Когда вы размышляете о том, кому именно доверить выполнение конкретной задачи, следует рассмотреть три варианта (и для каждого из них от вас потребуется разное количество времени!).

Делегирование эксперту (квалифицированному специалисту) – вы поручаете работу тому, кто способен сделать ее лучше, эффективнее или быстрее, чем вы. От вас это потребует совсем немного времени, зато экономию его вы получите практически сразу. Например, чтобы собрать мебель, имеет смысл пригласить мастера-специалиста в этой работе.

Делегирование равному себе по квалификации. Сотрудник может справиться с этой задачей на том же уровне, что и вы сами. Здесь вам также не понадобится много времени, чтобы объяснить задание.

Делегирование новичку. В этом случае вы передаете работу человеку, который прежде не сталкивался с аналогичными задачами. В этом случае вам нужно будет затратить некоторое время на обучение, а далее, возможно, еще и осуществлять контроль за ходом работы, но ваши затраты, безусловно, окупятся впоследствии.

Кроме того, возможно, вы приобретете благодарного помощника. Например, в офисе вы можете поручить своему секретарю составление рекламных писем. Конечно, вам придется затратить какое-то время на инструктаж. Но позднее, когда ваш сотрудник будет готов к выполнению работы, вы обнаружите (кроме того, что вы освободили себя надолго от подобных задач!) и другие преимущества: вы дали человеку возможность блеснуть своими способностями и повысили его самооценку, что также имеет огромное значение.

Здесь очень важно поручить каждому сотруднику именно ту работу, где он смог бы внести максимальный вклад в проект. Насколько вы сможете учесть способности и навыки каждого из членов вашей команды? Чем меньшим временем вы располагаете для контроля за работой, тем выше должна быть квалификация сотрудников.

Полезно также заранее, чтобы ничего не упустить при анализе возможности делегирования конкретной задачи, задать себе такие вопросы:

• Есть ли человек, который мог бы хорошо выполнить работу?
• Кому могла бы понравиться эта работа или ее отдельные этапы?
• Есть ли человек, который хотел бы научиться этому?
• У кого из них есть для этого время?

Дома вашей командой являются члены вашей семьи. Однако если ваши проблемы вызваны делами, которые ваши близкие выполнить не могут (из-за отсутствия возможностей или способностей), попытайтесь привлечь помощь других людей. Например, можно воспользоваться службой доставки товаров на дом. Наймите домработницу для уборки или подростка для выполнения несложных поручений. Если вам сложно оплачивать такие услуги, можно вести расчеты «по бартеру», кооперируясь со своими соседями и друзьями. Некоторые соседи, например, по очереди забирают детей из школы или из детского сада.

Такие же принципы можно применить и на работе. Типичной ошибкой многих менеджеров является то, что они часто ставят себе узкие рамки, делегируя свои задачи только подчиненным. А ведь иногда привлечение людей со стороны или оплата услуг квалифицированных служб может стать более эффективным и рентабельным. Такие ситуации могут возникать в следующих случаях:

• Задание требует специальных навыков или квалификации.
Например, в вашем офисе нужно выполнить наладку или подключение компьютеров. Может быть, не имеет смысл загружать ваших достаточно занятых сотрудников, которые, кроме того, и не обладают достаточным опытом такой работы. Гораздо эффективнее будет пригласить специалиста!

• Задача слишком простая и не требует особой квалификации.
Не имеет смысла отрывать высококвалифицированного сотрудника или секретаря от его рабочих обязанностей, чтобы заставить заниматься приведением в порядок старых документов или вводом данных в компьютер, особенно в том случае, когда все это займет много времени. Лучше найти для этой работы временного сотрудника с более низкой оплатой и квалификацией.

• Задайте себе контрольные вопросы:
- Нужно ли вообще это делать?
- Нужно ли это делать срочно?
- Можно ли сократить или упростить задачу?

Если после ответов на эти вопросы у вас все еще осталась срочная работа, для выполнения которой явно не хватает времени, то наймите «посторонних» сотрудников.

Продолжение следует