Делегирование — часть 1

Делегирование — часть 2

Завершая разговор о «секретах» делегирования в тайм-менеджменте, следует упомянуть еще о некоторых важных моментах.

Процесс делегирования можно условно разбить на три этапа. Но не забудьте предусмотреть время для них!

1) формулируем задачу

Обычно люди получают удовлетворение от помощи другим, особенно если они вносят ценный вклад в какой-то проект. Давая сотрудникам или помощникам задание или поручение, обязательно объясните, каков будет их вклад в общий успех проекта! Более того, при этом возникает возможность для другого человека максимально реализовать свои способности. Это психологически очень сильно мотивирует!

Объясните помощникам в целом, в чем состоит задача, но не имеет смысла детально их инструктировать, каким образом они должны ее выполнять. Лучше просто довести до сведения сотрудников общие пожелания по методам ее решения, но в итоге они сами будут думать, как лучше достичь поставленной цели. Практика показывает, что чаще всего выгоднее поощрять творческий подход в людях.

Когда задача поручена человеку, не настолько опытному, иногда его свежий взгляд и нестандартный подход помогут решить задачу гораздо эффективнее. Если же делегирование происходит человеку, равному по квалификации вам или даже эксперту, то их подход может чему-то научить и вас.

Убедитесь заранее в том, что вы точно оцениваете время, необходимое для выполнения задачи другими людьми. Какое время они будут заняты этой работой? Вписываются ли эти задачи в их текущий график? Установите крайний срок выполнения задачи, но при этом оставьте небольшой временной резерв, если нужно будет в заключении что-то подправить или улучшить.

2) консультации в процессе работы

Ваши помощники или сотрудники нуждаются в руководстве. Можно либо отдельно запланировать время, в которое они будут отчитываться о своей работе, либо отвечать на их вопросы в текущем режиме. Однако договоритесь об этом заранее.

Если проект объемный и важный, то лучше организовать периодический отчет ваших сотрудников о выполненной работе. Если же задача не имеет такой приоритетности, то разрешите своим помощникам просто иногда заходить к вам, если им потребуется что-то обсудить.

3) оцениваем полученный результат

После окончания выполнения работы оцените, удовлетворяют ли вас результаты. Старайтесь сопротивляться своему стремлению к совершенству (гоните мысли о том, что сами вы справились бы лучше!). Просто будьте довольны, что вам удалось сберечь свое драгоценное время.

Если вы все-таки не удовлетворены результатом работы, просто сделайте выводы на будущее -  оцените для себя способности сотрудника, который выполнял задание. В следующий раз, если необходимо, вы сможете дать ему дополнительные указания или просто делегировать эту задачу другому коллеге.

Если результаты работы вас устраивают, обязательно скажите вашему помощнику, что именно вам понравилось, а что — сделано особенно хорошо, или даже помогло решению проблемы (определило успех всего проекта).

Если же необходимо что-то доделать или изменить, постарайтесь не делать это самому (ведь вам тогда придется выделить дополнительное время в своем графике!). Лучше всего, если вы обсудите со своим сотрудником поставленную задачу и скажите: «Это хорошо, но не полностью соответствует нашим требованиям. У вас есть идея, что можно сделать для улучшения результата?» Пусть ваш сотрудник сам попробует найти выход из этой ситуации!

Делегируя какую-то задачу, обязательно оставляйте у себя напоминание о ней – чтобы держать дело под контролем. Здесь возможны разные варианты:

- отправить формулировку задачи в файле по электронной почте. Копии вы можете сохранить в соответствующих папках, касающихся контролируемых дел, которые вы просматриваете регулярно. Если вы пользуетесь программами MS Outlook  или Lotus Notes, контроль задач можно сделать еще удобнее, чем с помощью электронной почты

- попробуйте записывать более сложные поручения на диктофон. В этом случае запись будет нетрудно отправить сотруднику по электронной почте, чтобы он смог в любой момент дополнительно восстановить всю информацию. А вы можете сохранить запись у себя, кроме того эта запись тоже может оказаться кстати, если при обсуждении результатов у вас с коллегой возникнут какие-то разногласия

- если вам больше нравятся бумажные документы — создайте «карточку поручения» с полями: Кем дано поручение, Кому, Дата, Срок исполнения, Задача. Такую карточку делают в двух экземплярах. Копии остаются у вас, вы их можете сортировать по проектам, времени выполнения, исполнителям и так далее. Такую «картотеку» можно регулярно просматривать и держать все делегированные проекты под контролем. В программе Outlook для этих карточек можно настроить готовые шаблоны форм, которые содержат соответствующие поля для их заполнения.

Помните:

• Делегируя какое-либо дело, будьте уверены, что это поможет решению хотя бы одной из ваших проблем, а не создаст дополнительные
• Все маловажные дела старайтесь делегировать: то есть все, что не является для вас стратегически важным.