В тайм менеджменте существует понятие «контексты», которое ввел Дэвид Ален.

Человек, какие задачи бы он не выполнял, находится в одной из четко очерченных «сфер жизни» — например, дома, в магазине, за компьютером. И действия его могут быть связаны только с данной областью пространства – например, если вы едете на машине, то вы не можете взять пылесос и сделать уборку в своей квартире. Это примитивный пример, но он хорошо иллюстрирует термин «контексты». Поэтому и задачи для выполнения должны всегда соответствовать текущему контексту, что очень важно помнить при планировании своих дел. Если вы целый день находитесь на работе, например, то просто физически не сможете выполнить большой объем работ, связанных с домашними делами, привязанными к контексту «дом». Такие дела нужно планировать на те дни, когда реально вы большую часть времени можете находиться дома.

Раньше это правило работало, но теперь разделение задач на группы в зависимости от той обстановки, где мы находимся в данный момент, уже часто не имеет смысла, потому что компьютер, например, стал доступен нам практически в любой момент нашей жизни. И теперь нас ограничивает только собственный выбор – что именно вы решили делать в каждый момент времени. Конечно, иногда удобно группировать задачи вместе в зависимости от контекста, но это опять-таки ваше решение.

Главными определяющими факторами теперь являются приоритет (важность дела), доступное нам время и уровень концентрации, которого можно достичь (или энергия). Чаще всего приоритет также зависит исключительно от нас, в отличие от доступного времени и самочувствия, к которым нам часто приходится приспосабливаться.

Поэтому возникает необходимость сформировать новую систему контекстов, которая позволила бы учесть эти важные факторы. В соответствии с этим каждый человек для себя может придумать новое разделение задач на группы, чтобы максимально приспособить их в своему ритму жизни. Например, таким образом.

Короткие Дела. Это те дела, которые можно сделать за совсем маленький промежуток времени (до нескольких минут).

Наивысший приоритет. При решении этих задач должны сочетаться наличие времени и высокого уровня внимания.  Именно в эту группу нужно отнести задачи, являющиеся определяющими в вашей работе. Это может быть написание важного отчета, статьи в блог, анализ сложного документа, создание сайта или презентации. Такие дела обычно занимают как минимум два-три часа в день, и здесь желательно полностью соблюдать условия, о которых мы говорили в статье «Уплотняем время».

Регулярные. Задачи, на которых основано движение вперед, к достижению целей, и которые требуют, чтобы вы выделили на них специальные «блоки» времени в вашем расписании. Они требуют также и высокой концентрации.

Обдумывание. Существуют и такие проекты, которые требуют «постепенного» обдумывания, и для которых у вас также должно быть определенное количество времени и внимания.

Телефонные звонки. Можно выделить их в отдельный контекст, хотя кто-то, возможно, и  отнесет их к категории «Короткие Дела».

Неполная концентрация. Когда у вас есть свободное время, но уровень энергии довольно низкий – можно перейти в «полусвободный» режим и посмотреть интересные видео, почитать статью или открыть на компьютере сохраненные ранее материалы. Это можно сделать и лежа на диване с планшетом или ноутбуком.

Низкий уровень энергии. У каждого человека случаются периоды с низким уровнем энергии, и тогда можно выбрать задания, которые не требуют особенных  умственных усилий. Например, подготовить план на завтра, рассортировать какие-то документы, заполнить таблицу или выгрузить фотографии.

Перечисленные контексты обычно включают до 70-80% главных задач. Кроме них, остаются несколько обычных контекстов. Они могут, например, быть связаны  с вашим конкретным  местонахождением: дома (сделать уборку), офис (встретиться с коллегой), магазины (купить продукты или одежду) либо относятся к конкретным людям (то, что вы делегируете или откладываете на более поздний срок).

Таким образом, теперь ситуация изменилась: ведь в большинстве случаев у нас есть все необходимое для выполнения рабочих дел (телефон, ноутбук /планшет и Интернет). А что может отсутствовать? Только необходимое количество времени и необходимый вам уровень «концентрации». Поэтому сейчас вы можете организовать свои задачи, исходя из этих новых контекстов. Например, имея 15-20 минут при ожидании (если, конечно, обстановка достаточно комфортная), вы можете сделать какие-то из ваших «Коротких Дел». Дела из категории «Наивысший приоритет», конечно, лучше заранее планировать в вашем ежедневнике, чтобы быть уверенным, что вас не ожидают какие-то непредвиденные помехи. А в конце рабочего дня можно немного отвлечься, выполняя дела из группы «Неполная концентрация».