Корзины для входящих, фотоВ предыдущей части статьи мы говорили о корзинках для накопления информации – той, которая нам (возможно!) будет нужна в будущем. Дальше речь пойдет о том, как теперь правильно действовать – какие корзины имеет смысл организовать и каким образом с ними правильно работать.

 

Психологи говорят о том, что наш мозг так устроен -  для того, чтобы нас отвлечь, достаточно совсем немногого – услышать человеческую речь или увидеть что-то рядом с собой. Естественно, вам не удается сконцентрироваться, если в вашем сознании, как гвоздь, «сидят» какое-то незавершенное дело или задача. Если же к вам попадают новые бумаги, документы, на них сразу хочется посмотреть. Если в почтовом ящике появляется новое письмо и вы слышите оповещение, конечно, довольно сложно удержаться, чтобы туда не заглянуть!

Эти факторы имеют обыкновение накапливаться. Незаконченные дела порождают тревогу, она мешает вам сосредоточиться, вы меньше успеваете, стресс растет, незавершенные дела множатся, ваша продуктивность снижается. И так по замкнутому кругу!

Но оказывается, этот порочный круг можно разорвать! Для этого в тайм-менеджменте есть свои инструменты, и один из них – как раз эти самые корзинки! Обратите внимание, что корзинок должно быть несколькопо типу входящей информации! И это будет очень удобно — тогда все действия по ее дальнейшей обработке станут привычными и стандартными. В этом случае вы будете все совершать «на автопилоте», освобождая голову для более важных дел.

Корзины позволяют вам спокойно сконцентрироваться на конкретной задаче, отдавая ей максимум внимания – а значит, выполнять ее качественно! Они дают вам возможность сконцентрироваться и не дать «внештатной» ситуации вовлечь вас в «поток» ненужных размышлений.

Чаще всего мы используем (так уж сложилось!) два вида корзинок – это Входящие в вашем почтовом ящике и сообщения в телефоне. На примере этих двух информационных «потоков» мы посмотрим, как обычно поступают люди, и что они делают неправильно. А потом аналогично обсудим и другие типы корзинок.

Какие же ошибки здесь типичны?

Ошибка 1 – увидев оповещение электронного почтового ящика о новом письме, мы приступаем к ознакомлению с ним немедленно!

Ошибка 2 – прочитав письмо, независимо от важности присланной информации, оставляем его во «Входящих» (возможно, даже помечая как «непрочитанное», чтобы позднее не забыть его обработать), а после возвращаемся к прерванным делам.

Но мы поступаем при этом довольно нерационально, поскольку:

- отвлекаемся от дел, которыми были в данный момент заняты, чтобы решить новую проблему, в результате «отключаемся» от предыдущей задачи и начинаем думать о новой…

- если в присланном сообщении содержится действительно важная информация, требующая неотложного решения, мы начинаем переживать, волноваться, нервничать…

- к письму, оставшемуся «непрочитанным», придется спустя некоторое время возвратиться, и, следовательно, — опять потерять время при его чтении и обработке!

- возможен еще более крайний вариант – вы бросаете начатое раньше (это плохо!) и начинаете «раскручивать» дела, связанные с новым письмом!

- в результате ваш график дел нарушается, все сбивается….

Причем таких моментов — касающихся необходимости проверки почты и обработки новых писем — может случиться ежедневно по нескольку раз. Это привносит сложности и определенный хаос в привычный режим. Тем не менее, многие люди упорно продолжают настраивать специальные вплывающие уведомления, благодаря которым ни одно сообщение не будет пропущено!  Нормальная, эффективная работа нарушается, ведь мы отвлекаемся на письма, рассылки, уведомления, прочие вещи. Не удивительно, что драгоценное время «уходит» непонятно куда!

Поэтому если вы действительно хотите избежать такой ситуации, то вам на помощь придут корзинки для входящих! Давайте организуем их правильно! Итак, что вам понадобится для организации ваших информационных потоков?

  • Корзина для электронной почты (фактически она уже есть – это папка «Входящие»)
  • Корзина для бумажных носителей – простых документов, а также журналов, проспектов и так далее
  • Корзина для электронных файлов (документов)
  • Корзина для задач и списков дел (таск-менеджеры!)
  • Корзина для заметок, вырезок
  • Корзина для идей

А в продолжении статьи мы более подробно поговорим о некоторых правилах и об особенностях работы с каждым типом корзины.