Во второй части статьи «Управляем электронной почтой» мы говорили о некоторых приемах, которые позволят вам эффективнее и быстрее расправляться с обработкой писем в «рабочем пространстве». В принципе, многие из этих правил можно использовать и для домашней переписки, но не в таком жестком режиме. Но если вы работаете дома, то безусловно, руководствуясь этими принципами, вы сбережете себе много сил и времени, не сомневайтесь!

Но вопросы организации почты для фрилансеров лучше обсудить отдельно, а сейчас вернемся к личной переписке. Возможно, это покажется вам не таким уж и важным, но превращение личного почтового ящика в захламленный, беспорядочный поток старых (возможно, уже ненужных!) и новых писем наводит тоску, а попытки найти какие-то нужные адреса или квитанции, пришедшие месяц назад, могут затянуться на долгие часы…

Поэтому попробуем сформулировать правила, соблюдение которых позволит вам не дойти до такой ситуации

Правило 1 — настроимся на то, что приступая к просмотру почты, вы стараетесь полностью «разделаться» с каждым полученным сообщением с первого же раза, чтобы не возвращаться к нему повторно, иначе вас просто поглотит поток писем! Весь процесс обработки каждого входящего сообщения должен состоять из трех этапов: прочитать – ответить – сохранить (или удалить).

Правило 2 — папка «Входящие» — только для входящих – для непрочитанных сообщений. Папка входящей почты – это не список задач, предстоящих дел и покупок, отдельные части которого «зависают» в нем неделями…..

В общем случае все входящие сообщения относятся к одной из четырех нам уже известных категорий: спам, «к сведению», «ответить сразу» и «обработать позже», отсюда следует

Правило 3 – алгоритм обработки сообщений:

• спам – просто удалить (как избежать большей части спама, читайте чуть ниже)
• «к сведению». В таких сообщениях содер­жится информация, которую вам будет интересно узнать, но вам при этом не требуется выполнять никаких действий
• «ответить сразу». На такие письма можно ответить сразу же, и чаще всего — потребуется меньше минуты…
• «обработать позже». Вот именно такие письма и явля­ются основной причиной проблем с элек­тронной почтой. Они требуют каких-то действий, ко­торые совершить сразу вы просто не можете :-). Если вы твердо намерены навести порядок, то прежде всего нужно решить, как поступать с письмами именно данной категории! Возможно, сразу разложить по папкам?

Какие категории писем чаще всего встречаются?

Счета об оплате. В эту папку идут все подобные сообщения, в том числе, уведомления и напоминания о необходимости срочно оплатить кредит, а также электронные счета (мобильный банк).

Текущие события и мероприятия. Здесь вы получаете приглашения куда-то пойти или посетить какие-то мероприятия – либо с рассылок, на которые вы подписаны, либо присланные  друзьями или коллегами.

Покупки. Сюда идут бонусы, скидки и другие уведомления от Интернет-магазинов (например, магазина «ОЗОН»), которым вы отдаете предпочтение. Иногда бывает приятно увидеть в продаже интересную новинку. От таких сообщений при необходимости запросто можно отписаться…

Семья и друзья. Здесь, например, могут накапливаться письма от ваших близких и родственников.

Следующий важный момент — используйте настройку почты и фильтры!

Вы знаете о том, что почтовая программа может сама управлять электронными письмами?

Сегодня практически все почтовые программы предусматривают возможность создания  специальных «правил» (фильтров), которые позволят вам сразу отправлять сообщения в нужные папки, исходя из набора критериев (условий), к которым могут, например, относиться:

• отправитель сообщения
• тема сообщения
• его содержание (ключевые слова)

Обязательно попробуйте их настроить, это очень удобно! Выберите для примера какой-то критерий для автоматического отбора писем, создайте папку с таким названием в вашей почтовой программе и сохраните необходимое правило.

Например, у меня есть двое-трое друзей, с которыми я постоянно переписываюсь, их адреса я занесла в формулировку правила, чтобы эти письма автоматически переносились в отдельную папку и не смешивались с остальными.

Старайтесь оптимизировать почту таким образом, чтобы реже заходить в свой электронный ящик. Для этого есть хорошее решение: вы можете пользоваться двумя адресами электронной почты — один будет для личной корреспонденции, а второй — для рассылок и шопинга (таким образом вы оградите основной ящик от вала второстепенных сообщений). Второй адрес вы можете проверять намного реже – туда, как правило, не приходит никаких важных посланий, требующих немедленной реакции.

Например, на второй адрес будут поступать такие категории сообщений:

• предложения от авиакомпаний или отелей, услугами которых вы пользовались
• Интернет-каталоги
• рассылка из блогов, а также по вашим хобби и интересам (ремонт жилья, сад и огород…)
• социальные сети

В этом ящике тоже можно сортировать почту с помощью фильтров. Например, вы получаете еженедельную рассылку, которую читаете раз в месяц – сразу 4 выпуска. Можно настроить почту таким образом, что эти анонсы автоматически перемещаются в папку «Рассылки по…», и затем вы их спокойно читаете в выделенное для этого время. Точно так же можно организовать сортировку рассылок с сайтов или блогов, на которые вы подписаны.

Некоторые полезные фишки при работе с почтой

Если вы хотели бы уменьшить свой поток писем, то пользуйтесь почтой как можно реже: да-да, ищите способы общения, альтернативные электронной почте. Возможно, ваше сообщение, размещенное в социальной сети, станет более эффективным? Если у вас нет необходимости посылать именно электронное письмо – особенно если вам не нужен ответ! – используйте, например, возможность публикации своего обращения В Контакте или Твиттере. Это избавит вас от необходимости отвечать каждому лично, а вместо персонального ответа (если нужно) вы просто размещаете ссылку на этот пост.

Как уберечь себя от спама?

• непонятные письма (с неизвестного адреса) лучше сразу удалять, не открывая, чтобы уберечь компьютер от вредоносных вирусов и программ
• настройте свой почтовый ящик на автоматическое перенесение сообщений, приходящих от уже известных вам спамеров, в папку СПАМ. Можно также настроить программу на немедленное удаление писем, в тексте которых имеются конкретные слова или фразы, например: «Хотите заработать?»
• чтобы ограничить число надоедливых сообщений, пользуясь Интернетом или программами типа ICQ, используйте различные имена или разные электронные ящики. Можно сделать запасные адреса, о которых знаете только вы
• если вы часто размещаете объявления на каком-то ресурсе, опять-таки откройте дополнительный почтовый ящик — именно для этой цели. Все сообщения, пришедшие туда, будут абсолютно точно либо спамом, либо — ответами на ваше объявление, и вам проще будет отсортировать их, чтобы не засорять ваш главный почтовый ящик.

В следующей части статьи мы поговорим о том, как эффективно организовать свои почтовые ящики, если вы – фрилансер, и работаете дома.

Продолжение следует

Приглашаем на наши тренинги:

Мой домашний офис