Наша жизнь непредсказуема…. Вчера еще все было нормально, вы трезво оценивали ситуацию и спокойно планировали свои дела. Но вдруг что-то произошло — такое, что выбило вас надолго из колеи, а возможно, и ввергло в сильный стресс и лишило способности спокойно соображать. И ваши настроение и энергия стали абсолютно непредсказуемыми… Или вы просто поменяли график работы и никак не можете приспособиться? А возможно, у вас появился малыш? Существует много ситуаций, когда в жизни наступает такой «непредсказуемый» период….. Можно ли в этих условиях составить себе хоть какое-то расписание?

Если ваша работа или даже вся жизнь переполнена изменчивыми или непредсказуемыми обстоятельствами, то естественно, что ваш график не может быть четко выстроен временными  «блоками», о которых мы говорили в статье «Домашний тайм-менджмент: обзор недели». Может быть, у вас маленькие дети, или вы врач с нерегулярными дежурствами, или просто у вас сменная работа. Таких ситуаций много, но это не причина расстраиваться. Существует технология, позволяющая и в этом случае составить для себя работающее расписание.

Скажите себе, что теперь вы будете жить и планировать по принципу «управления в кризисных ситуациях». Это будет означать, что у вас для заранее запланированных задач есть только очень ограниченное время. Поэтому, когда вы составляете ваше еженедельное расписание, выделяйте большую часть дня на такое гибкое «управление». Это может даже быть и целый день, в зависимости от списка ваших дел.

Далее — составьте список тех дел, для которых вам постоянно не хватает времени. Но здесь нужно очень критично подойти к отбору задач! До того, как внести каждую из них в список, еще раз подумайте, действительно она настолько важна и приближает ли она вас к достижению ваших стратегических целей? Попробуйте на данном этапе отказаться от выполнения некоторых дел – ведь вы сейчас живете «в условиях кризиса»!  Вы будете заниматься только теми делами, которые имеют для вас наибольшее значение. Откажитесь (временно!) от участия в каких-то мероприятиях, попробуйте снизить требования к выполнению рутинной домашней работы, в общем — упростите свою жизнь!

Теперь возьмите свой список важнейших задач и разделите их на две категории:

Обязательные задачи. Будем исходить из того, что в вашем расписании всегда есть место для ваших наиболее важных дел! Наверное, все-таки не найдется человека, который не может найти и зарезервировать какое-то количество свободного времени, — означает ли это встать на полчаса раньше, уменьшить время обеденного перерыва или, в конце концов, выделить для этого утро выходного дня пару раз в месяц.

Кроме того, невозможно жить в режиме «полной боевой готовности» 24 часа в сутки! Поэтому отнеситесь ко времени отдыха и восстановления сил как к обязательной задаче — то есть, «зарезервируйте» для этого время в своем расписании.

Например, в моем тренинге «Расписание успеха»  принимала участие молодая женщина, которая работала и одновременно училась заочно. Она регулярно не успевала выполнять текущие курсовые задания, в результате ее не допускали до сессии. Мы попробовали просто жестко выделить для этого промежуток времени в ее недельном расписании – один вечер (3 часа) в неделю. И оказалось, что этого вполне достаточно, чтобы не отставать от графика занятий.

Еще один способ справиться с подобными «обязательными» делами заключается в том, чтобы «встраивать» их в любой появившийся у вас момент свободного времени. Этот способ очень удобен, если у вас образуется много времени во время поездок, при ожидании и вынужденных задержках. Например, если часть своего рабочего времени вы проводите в пути, то вы можете в это время делать звонки клиентам, используя сотовый телефон. Об использовании времени ожидания мы более подробно говорили в статье «О пользе ожиданий и резервах времени»

Желательные задачи. Что делать с теми делами, которые вам хотелось бы выполнять, хотя они и не оцениваются вами как обязательные? Если у вас двое маленьких детей, а вам хочется заниматься аэробикой? Или скрапбукингом?

Попробуйте составить список таких «желательных» дел с указанием времени, которое потребуется на выполнение каждого из них. Когда у вас неожиданно появится «окно», то просто выбирайте одну из подходящих задач из этого списка! Например, если дети чудесным образом заснут днем, то вы сможете, включив компьютер, поставить диск с учебным видеокурсом по аэробике и разучивать новые упражнения!

Если ваша жизнь в данный момент совершенно непредсказуема, то внезапно возникающие у вас промежутки свободного времени имеют разную продолжительность. И представьте, что   внезапно у вас появилось свободное время, но вы растерялись и не смогли придумать, чем бы таким полезным заняться, и в итоге …. упущено и время, и возможность!

Лучше заранее подготовиться к такой ситуации – просто составьте список ваших возможных занятий, разделив его на несколько категорий дел (задач). А если вам нужно заниматься каким-то большим проектом, то предварительно  разбейте его на части перед тем, как вносить в ваш список! Каких категорий? Об этом мы поговорим в следующей части статьи.

Продолжение следует