В предыдущей части статьи  мы упоминали о некоторых полезных возможностях системы Evernote для работы с вашими делами и задачами. Эта система также позволяет очень удобно организовать работу с «входящей» информацией, будь то какие-то дела, требующие выполнения – либо просто идеи или мысли по разным поводам.

Многие люди, например, фрилансеры, менеджеры, журналисты, да и просто те, кто имеет «на входе» большое количество всяких проектов, планов различной степени срочности, сведений из разных областей жизни и так далее, постоянно сталкиваются с этой проблемой. Для того, чтобы ничего не забыть, вовремя сохранить ту или иную информацию, позже иметь возможность к ней вернуться, и быть уверенным, что все у вас под рукой – система Эверноут устроена просто великолепно!

Если в процессе своей работы (или отдыха!) вы натыкаетесь на интересную и полезную информацию, либо вам в голову приходит что-то конструктивное, но пока не хочется на это отвлекаться – вы просто «кучей» скармливаете это своему Слонику. На практике это выглядит так: нужно заранее создать в системе блокнот под названием «Разное» или «Всякая всячина» — как вам больше нравится. Затем в любой момент вы просто создаете в этом блокноте новую заметку и коротко фиксируете там нужную информацию. Раз в неделю (или как вам удобнее) вы просматриваете этот блокнот и сортируете его содержимое. Возможно, какая-то информация потребует создания дополнительных файлов или блокнотов на вашем компьютере.

Если остановиться более подробно на ведении важных проектов или задач, то стоит обсудить проблему создания некоторой системы сортировки информации. Мы уже немного говорили об этом в статьях «Как систематизировать ваши документы» и «Как «записать» все дела?». Конечно, каждый продумывает подобную систему, исходя из своих предпочтений и характера задач, но если вы еще в поиске, то можно посоветовать следующий способ организации. (Если он вам не понравится, вы всегда можете его усовершенствовать!).

Если обратиться к терминологии Дэвида Алена, то каждая задача имеет название «Проект». Сюда относятся все дела, которые для своего завершения требуют более, чем одно-два действия. Например, вам нужно отремонтировать машину. Для этого:

- вам надо узнать телефон мастера (или мастерской)

- вам нужно позвонить мастеру и договориться о времени ремонта

- вам следует отогнать машину в сервис

- вам нужно забрать машину из сервиса

Таким образом, казалось бы, простейшее дело превратилось у нас в проект, требующий  4 последовательных действий! Таких проектов может у вас одновременно существовать довольно много, поэтому имеет смысл заранее продумать их структуру. Например, все дела можно поделить на две большие группы – «Дом» и «Работа». Дальше «Дом» делим на «Семья» (все дела, которые касаются мужа, детей, родителей) и «Квартира», и так далее.

Если на работе вы имеете дело с клиентами, то всю клиентскую базу также можно разделить на «Клиент-1», «Клиент-2» и так далее.

Каждый большой проект не должен включать более десяти задач, иначе вам сложно будет все отслеживать. Если накапливается больше, то имеет смысл позже выделить дополнительные «подпроекты». Но если по ходу сортировки у вас получится слишком «многослойная» система, то с ней работать становится сложнее, лучше оставить не более двух уровней.

Чтобы успешно отслеживать в Эверноут все свои задачи, вы можете создать соответствующие блокноты с такими же именами: Семья, Квартира и так далее. Для записи регулярных задач очень удобно использовать краткий способ, например, типа «Квартира – Оплата страховки». Такое напоминание можно поставить для себя в календаре в начале каждого месяца (если вы платите страховку помесячно). Или: «Отпуск – Маша – Поговорить» – если, допустим, вы продумываете свой будущий отпуск и хотите узнать у подруги, как именно она оформляла свою турпоездку. Если проект закончился, можно его переместить в отдельный блокнот «Архив» или просто удалить.

Таким образом, открывая список блокнотов в системе Эверноут, вы всегда видите основные блоки своих дел. А зайдя в нужный блокнот, вы видите заметки с заголовками ваших проектов. Для того, чтобы эта система была вам максимально удобна, попробуйте сначала создать два-три основных  блокнота и поработать с ними. Главная задача, к чему надо стремиться – не записывать никаких дел на клочках бумаги и в случайных местах. Старайтесь всю информацию сразу собирать в блокноты, чтобы ничего не потерять.

Если какие-то дела вам предстоит решать вдали от компьютера, то лучше всегда иметь при себе маленький «текущий» бумажный блокнот, куда вы смогли бы временно записать важную информацию. Из такого блокнота вечером вы всегда сможете перенести свои заметки в систему. Конечно, если вам проще внести все в ежедневник, который вы носите с собой, то можно воспользоваться и им для этой цели, только лучше не записывать все в текущий календарь, а выделить для этой цели отдельные страницы.

Поначалу вам это может показаться сложным, но вы быстро привыкнете. Зато теперь у вас есть четкая структура задач, она всегда перед глазами, и все дела легко отслеживать! Желаем удачи!