В тайм-менеджменте есть много интересных приемов, и один из них – уплотнение времени. Фактически это означает научиться справляться с важными задачами в пределах того промежутка времени, который вы для них выделили. Никаких отсрочек и поблажек! Если вы научитесь «уплотнять» время, то скоро обнаружите, что отныне весело и бодро управляетесь со всеми делами, и удивительное чувство удовлетворения вас не покидает!

Как свести помехи и перерывы к минимуму?

Помехи и кризисы возникают чуть ли не каждый день. Но ведь на самом деле далеко не каждая помеха перерастает в катастрофу. Чисто психологически нам проще всего реагировать на помехи немедленно, ведь окружающие, отвлекающие нас от дела, бывают весьма настойчивыми. Однако даже если вы не реагируете сразу, вы по-прежнему вынуждены переключаться на посторонние дела, что к концу дня вызовет состояние раздражения от незаконченных дел.

Попробуем научиться уменьшать помехи — как внешние (вызванные действиями других людей), так и внутренние (если у вас внезапно возникает желание переключиться на что-то другое).

Когда коллеги или другие люди обращаются к вам по поводу своих «срочных дел» и проблем, самое главное, что вы должны сделать, — задать себе вопрос: «А что произойдет, если я не отвечу немедленно?». Почти всегда можно отложить свой ответ – по крайней мере, на пару минут, а иногда и на более продолжительное время (и безо всякого ущерба!). Самое лучшее — продолжать делать то, что вы делали перед этим, не отвлекаясь и взяв «паузу» на размышление. Кроме того, такой «перерыв» дает вам возможность спокойно обдумать возникшую проблему. Вы можете спланировать все поэтапно, и при этом сэкономите свое время и энергию!

В независимости от того, насколько детально расписаны дела в вашем графике, попробуйте не планировать их слишком «плотно», специально оставляя места для помех, которые, конечно, будут периодически появляться. Количество времени, которое нужно «зарезервировать», зависит от того, чем конкретно вы занимаетесь. Но заранее согласитесь с тем, что такие помехи и препятствия возможны.

Если по роду вашей работы требуется постоянно отвечать на телефонные звонки, то вам, возможно, потребуется отвести для них 6 часов вашего рабочего времени (не занятого другими делами!) и запланировать всего 2 часа для действительно сосредоточенной работы. Но эти два часа могут оказаться гораздо более эффективными, чем тот же промежуток времени, но «размазанный» в течение дня в перерывах между звонками.

Как свести к минимуму некоторые самые распространенные внешние помехи, с которыми мы встречаемся на работе и дома?

• Вы работаете в большом офисе без перегородок? Можно развернуть ваше кресло или рабочий стол спиной или боком к остальной части офиса, чтобы избежать «прямого зрительного контакта» с коллегами. Если это не получается, поставьте несколько горшков с цветами на краю вашего стола или прямо рядом с ним — растения образуют визуальную «границу» с окружающей средой. Поскольку люди в этом случае не смогут установить с вами прямой контакт глазами, то они будут значительно меньше подходить к вам (так утверждают психологи!)

• Попробуйте установить «приемное время».  Повесьте на двери своего офиса табличку «Пожалуйста, не беспокойте до 14:00» или скажите коллегам, что у вас сложная срочная работа, и вы не сможете ни с кем общаться между часом и двумя

• Если в помещении бывает шумно, купите беруши или воспользуйтесь наушниками

• Выделите определенное время в течение дня, чтобы лично не отвечать на звонки. Если нет возможности поручить секретарю или помощнику принимать звонки, то включите автоответчик с исходящим сообщением (однако потом нужно обязательно перезванивать людям). Интересно, что психологи установили, что человек проводит разговор по телефону более активно, когда сам звонит собеседнику (по статистике, офисный служащий тратит в среднем на входящий звонок — 11 минут, а на то, чтобы позвонить самому — всего лишь 7 минут). Это происходит из-за того, что в последнем случае вы заранее готовитесь к звонку и как бы продумываете его заранее.

• Для обработки всей почты — обычной, электронной и записей на автоответчике – лучше выделить отдельное время в течение дня. Может быть, имеет смысл поговорить с шефом о том, что вам нужно снизить частоту проверок вашего электронного ящика?

Тема работы с электронной почтой имеет много интересных особенностей, поэтому мы поговорим об этом в отдельной публикации.

• Планируйте короткие звонки для общения с вашими родственниками и близкими людьми. Если вы хотели бы в течение дня созвониться с мужем(женой) или детьми, чтобы узнать, как идут дела, то короткое общение по телефону пару раз в течение дня — лучшее средство для экономии времени.

•  Если вы участвуете в большом проекте со многими коллегами, то очень удобно регулярно  рассылать участникам короткие отчеты по ходу работы. Тогда каждый из членов группы сможет узнать о состоянии дел, не отвлекая других. Для обмена информацией также можно запланировать короткие регулярные совещания — лично или по телефону.

Продолжение следует