В прошлой части статьи мы говорили о том, как правильно оценить время, нужное вам для решения конкретной проблемы. Сегодня мы продолжаем эту тему. Надеемся, что перечисленные приемы тайм менеджмента помогут вам не выбиться из графика и сохранить спокойное настроение и высокую продуктивность работы.

Как сконцентрироваться на выполнении дела
Часто нам необходимо правильно распланировать свой день, и в этом случае нужно обязательно заранее оценить время, которое потребуется на каждое из дел, уже записанных в ежедневник. Но практика показывает, что есть некоторые факторы, которые обязательно надо учитывать! Иначе ваши оценки будут сильно завышены, и к концу дня вы сильно удивитесь, увидев, что из 5-ти запланированных дел сделано только три.

К таким важным факторам относятся:
- ваша способность максимально сконцентрироваться на выполнении дела
- умение учитывать скрытые затраты времени

Рассмотрим все по порядку.

Как бороться с плохой концентрацией внимания? Если в процессы важного дела вы многократно отвлекаетесь (или вас отвлекают), то никакой эффективной работы не получится. То есть, вы в результате, скорее всего, доведете дело до конца, но времени потратите значительно больше, чем предполагалось!

Допустим, вы в 10 утра сели за компьютер, чтобы составить ежемесячный важный план или отчет. Но затем в процессе работы вас что-то постоянно отвлекает: вы отвечаете на телефонные звонки, звоните сами, проверяете почту и отвечаете на письма, за это время пришедшие по электронной почте, и даже успеваете
поговорить с двумя клиентами. И в результате уже в 4 часа дня вы заканчиваете отчет, но совершенно не представляете, сколько же реально времени вам для этого понадобилось??

Правда, некоторые люди все-таки ухитряются работать в таком многозадачном режиме, быстро переключаясь с одного вопроса на другой, но это, скорее, исключение. Большинство людей такой «беспорядочный» способ работы полностью дезорганизует. И тогда вряд ли можно точно оценить время, нужное для выполнения конкретного дела.

Если вы чувствуете, что вам было бы полезно вырабатывать в себе привычку к концентрации, то начните тренироваться, выделяя себе определенные интервалы времени для выполнения конкретной задачи — и одновременно ограничивайте паузы и возможные помехи. Например, включите автоответчик, не проверяйте почту и скажите неожиданным посетителям, что вы заняты и сможете поговорить с ними позже. На всякий случай пересядьте за другой стол, чтобы не пытаться все время заходить в Интернет и смотреть новости!

Если вы заметили, что часто пытаетесь одновременно выполнять несколько дел или все время пытаетесь позвонить по телефону или налить себе воды, то попробуйте все-таки не отвлекаться и сосредоточиться на деле хотя бы в течение пятнадцати минут. Начните делать так несколько раз в день – сначала, скажем, на протяжении недели. Постепенно увеличивайте промежуток времени: сначала — до получаса, затем — в течение 45 минут, и в результате, если сможете, доведите этот интервал до часа! Если вам удалось продержаться час, то обязательно похвалите себя и сделайте что-то приятное: например, съешьте кусочек шоколада.

Вы скоро увидите, что это приведет к огромным переменам! Как только вам удастся увеличить время непрерывного сосредоточения при работе, эффективность ее очень сильно возрастет. И тогда можно будет разделить все задачи на блоки , удобные вам по длительности выполнения, избежать стресса и получать удовольствие от работы!

Обращаете ли вы внимание на скрытые затраты времени? К таким затратам обычно относятся:
- время на подготовку к работе
- время на дорогу
- время на исправление
- время на «сворачивание» или завершение дела
- время на отдых

Если вы забываете учесть эти затраты, то правильного расчета времени сделать не получится.

Например, многим людям перед работой нужно выполнить определенный ритуал, который помогает им «включиться», настроить себя и сконцентрироваться на теме (выпить кофе, прочитать письма, разложить бумаги). Если они пропустят этот шаг, то работа идет плохо. Поэтому попробуйте понаблюдать за собой и примерно оценить это дополнительное время, а не только время «нетто» для выполнения основной задачи.

Сколько времени уходит на дорогу?
Знакома вам такая ситуация? Вы в 10 часов утра входите в здание офиса, чтобы успеть на назначенную в 10.00 встречу. Затем вы нервно переминаетесь внизу,  в ожидании лифта, а потом – в лифте, нервничая, пока лифт останавливается на каждом этаже….

Таких стрессов легко избежать, если учитывать заранее и время, нужное на «перемещение» к месту деловой встречи. Поедете ли вы туда в час пик или в другое, относительно спокойное время? Придется ли вам воспользоваться общественным транспортом? Есть ли в здании нужного вам офиса лифт или вам нужно будет подняться по лестнице? Учитывайте все варианты, которые могут вас задержать, и зарезервируйте для них время.

О других скрытых затратах времени мы поговорим в следующей части статьи.
Продолжение следует