Представляю вам нашего нового автора:  Аина Алиева — менеджер, предприниматель, спикер, бизнес-консультант и коуч по личным проектам, основатель компании Bee Agile Consulting. Блогер.  Говорит о себе: «Не люблю сидеть на месте, творю интересную жизнь, не дожидаясь пинков судьбы, и ищу вдохновения в ежедневной рутине».

Начав вплотную  работать с системой Agile и Scrum,  я обнаружила, что принципы и ценности, которые используются для командной разработки программ, отлично подходят и для работы с личными проектами. Что такое принципы Agile в обычной работе над проектом?

Это декомпозиция большого проекта на небольшие этапы, тестирование гипотез, эксперименты и короткие дистанции. В Agile ошибки не страшны, здесь важен опыт — как негативный, так и позитивный. Получая отрицательный промежуточный результат, можно сделать выводы, быстро скорректировать дальнейшие действия и изменить направление движения к цели.

Как применить Agile к обычной жизни?

Определить цель, разбить ее на короткие шаги, расписать понятные действия и в процессе движения наблюдать за своими ощущениями, а также анализировать промежуточные результаты. Я расскажу, какие инструменты я выбрала для себя и как их изменила под персональные проекты. Многим  известно, что система Agile используется для командной работы. Но как это можно адаптировать под фриланс?

В данный момент я веду 3 основных проекта: личный блог, Agile-коучинг и преподавание английского. Какие шаги я делаю?

Шаг №1 – определить высокоуровневую цель

Приведу примеры по проектам.

Для блога: взять 100 интервью, увеличить посещаемость до нужного мне количества людей за определенный срок и получать определенный пассивный доход. Публиковать статьи в Linkedin, Medium, популярных издательствах.

Agile-коучинг: определяю желаемый уровень известности моего бренда Bee Agile Consulting, количество клиентов и срок, за который я хочу этого достичь.

Шаг №2 – определить резервы времени и ограничения

Часто мы говорим, что на выходных отдадимся целям и планам целиком и полностью. Однако еще чаще бывает, что выходные уже пролетели, а ничего не сделано. Почему так происходит? Потому что мы слишком оптимистичны при планировании собственного времени.

Чтобы посмотреть правде в глаза, я неделю пользовалась приложением по подсчету времени: в результате у меня набралась база данных о том, куда уходит время в течение недели поминутно. Теперь я точно знаю, сколько я сплю, сколько — ем, сколько времени занимает душ, сколько я туплю в интернете, а сколько времени реально уделяю проектам.

Теперь нужно сопоставить выделенное время с моими высокоуровневыми целями. Если у меня записана цель «достичь мирового господства, иметь миллиардный оборот в год и мировую известность», а в реале я уделяю этой цели от силы 1 час в день и 3 часа на выходных, то вряд ли я поставила достижимую цель, логично?

Дальше я пересматриваю свои временные затраты и пытаюсь выкроить больше времени на приоритетные цели. Ведь даже когда мы говорим, что мы ничего не делаем, на самом деле это «ничего» совсем не «ничего». В сутках 24 часа, и все они чем-то заняты! Поэтому, чтобы выделить время на что-то, у «чего-то»  его нужно забрать.

В своем хронометраже я обнаружила, что несмотря на то, что я почти не сижу в соцсетях, ютубе и других развлекательных каналах, не смотрю котиков и не залипаю в онлайн-магазинах, достаточно большое количество времени в неделю у меня уходит на сериалы. Ежедневно это почти незаметно, но за 7 дней набегает прилично. Причем сериалы у меня не фоновые, а все «со смыслом», на иностранных языках, чтобы поддерживать языковой уровень, но, тем не менее, это время можно потратить на более важные задачи. Совсем без отдыха, конечно, нельзя, так почему бы не сократить время просмотра в 2 раза? Одну серию оставить на вечера после работы, а на выходных не смотреть совсем, потому что там не нужно разгружать голову от работы.

Какие еще есть резервы? Если заняться четким недельным планированием — можно сократить время на готовку еды, время на утренние сборы (если собираться с вечера), а еще можно заполнить «окна» в очередях и в транспорте. Можно подумать и о том, как оптимизировать время на текущую работу, не потеряв при этом в доходе.

Таким образом, вырисовывается картина  - сколько времени я могу уделять главным целям  в данный момент и сколько — смогу еще выделить в ближайшем будущем.

Шаг №3 – определить задачи для бэклога

Дальше я расписываю все задачи, которые нужно выполнить по трем главным проектам. Например, Agile-коучинг: назначить встречу с клиентом С., договориться о времени для созвона с клиентом М., написать статью в блог, написать в организацию Н. и спросить о возможности выступить с докладом  и так далее. Делаю я это в воскресенье вечером, чтобы начать понедельник с энтузиазмом.

Я люблю бумажные блокноты и стикеры, но для любителей приложений я бы порекомендовала сервисы Trello или Asana.

Чем бэклог отличается от обычного to-do листа? В to-do лист записываются абсолютно все дела (даже сходить в парикмахерскую и вынести мусор), а в бэклог — исключительно рабочие задачи. To-do лист не имеет структуры и ограничений по времени.

Каждый проект имеет собственный бэклог, между собой задачи не смешиваются. Задачи должны быть четко определены и разбиты на подзадачи.  Например, формулировка «подготовить презентацию» малоэффективна. Очень сложно определить время, необходимое на выполнение данной задачи, а также сформулировать законченный результат.

Если  же эту формулировку разбить на серию подзадач, то станет намного проще. Например: определить цели презентации, время на презентацию и количество слайдов, придумать структуру, найти  контент и картинки для слайдов…  В таком формате действия становятся простыми, измеримыми и понятными.

Шаг №4 – определить временной слот под каждую задачу

Но мало просто «расписать» задачи, нужно еще и определить приблизительное время на  выполнение каждой. Людям свойственно недооценивать временные затраты, поэтому я всегда записываю оценочное время, а потом добавляю 30%. Я знаю некоторых людей, которым добавлять нужно  200% или 300%.

Это помогает реально оценить время на проект и сравнить с тем запасом времени, который мы определили в Шаге 2.

А если в течение дня у вас отменилась встреча или выкроилось немного времени, то можно легко определить, какую именно задачу из списка можно выполнить в данный промежуток.

Шаг №5 – приоритизация

Я люблю использовать инструмент MoSCoW: расшифровывается как «Обязательно», «Необходимо», «Желательно»  и «Хотелось бы» (Must, Should, Could, Want)

На первый взгляд кажется, что важно абсолютно все, но имея жесткие временные рамки, приходится выбирать. Я делаю все что важно и нужно, а хотелось бы и неплохо бы — или убираю совсем, или отдаю на аутсорс (делегирую).

Шаг №5 – спринт

Для планирования спринта я использую Канбан-доску. Разбиваю стену на 4 части: Сделать, В процессе, Висит (в основном для аутсорса) и Сделано. Под каждый проект я использую разный цвет стикера, для наглядности.

Я планирую недельными спринтами, поэтому четко оцениваю количество задач, которые попадают во временные рамки, и стараюсь чтобы количество задач, которое я определяю, можно было реально выполнить в течение недели.

В понедельник все задачи будут находиться в графе Сделать, а к субботе — в идеале — все должны переместиться в Сделано. Чтобы сравнить, сколько времени реально уходит на выполнение задачи, я использую временные трекеры Toggl или Clockify.

Каждый день я начинаю с ревизии. Я задаю себе 3 Agile-вопроса:

1. Что я сделала вчера?
2. Что я планирую сделать сегодня?
3. С какими трудностями я столкнулась?

После этого я анализирую свой бэклог, какие-то задачи убираю, а какие-то добавляю.

В пятницу я провожу ретроспективу:

1. Что прошло хорошо?
2. Что было плохо?
3.  Как я могу улучшить рабочий процесс и прогресс?

Иногда я не дожидаюсь пятницы, а провожу ретроспективу сразу после встречи с клиентом, или после получения отзыва/письма или комментария.

Такой простой набор инструментов помогает мне сохранять баланс между работой и личной жизнью и оставаться в гармонии с собой.

Я здесь много написала об инструментах и методиках, но цель всего этого — не «удариться в достигаторство», а наоборот — тратить на выполнение задач и проектов минимальное время, а на отдых и удовольствия — максимальное!